Najczęstsze błędy przy rozliczaniu projektu unijnego – jak ich uniknąć?
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu projektu unijnego to nieprawidłowe stosowanie zasady konkurencyjności, brak prawidłowego oznakowania wydatków i dokumentów, niewłaściwe kwalifikowanie kosztów, opóźnienia w składaniu wniosków o płatność, błędy w ewidencji księgowej projektu, nieprzestrzeganie wskaźników rezultatu i produktu oraz uchybienia w obszarze trwałości projektu. Każdy z tych błędów może skutkować częściowym lub całkowitym uznaniem wydatku za niekwalifikowalny, koniecznością zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, a w skrajnych przypadkach rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.
W artykule omawiamy najpoważniejsze obszary ryzyka oraz wskazujemy, jak prawidłowo przygotować dokumentację, aby przejść kontrolę bez korekt finansowych.
Dlaczego rozliczanie projektu unijnego jest tak wymagające
Otrzymanie decyzji o przyznaniu dofinansowania nie kończy procesu – stanowi jego początek. Beneficjent przyjmuje na siebie szereg obowiązków sprawozdawczych, dokumentacyjnych i operacyjnych, których realizacja podlega weryfikacji zarówno na etapie wniosków o płatność, jak i podczas kontroli na miejscu oraz w okresie trwałości projektu.
Rozliczenie projektu unijnego oznacza udowodnienie instytucji finansującej, że:
– wydatki zostały poniesione zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i budżetem projektu,
– wybór wykonawców nastąpił w sposób konkurencyjny i transparentny,
– osiągnięto zadeklarowane wskaźniki produktu i rezultatu,
– prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa,
– zachowano zasady promocji i informacji o źródłach finansowania,
– spełniono obowiązki w zakresie trwałości oraz pomocy publicznej.
W praktyce większość błędów beneficjentów nie wynika ze złej woli, lecz z niedostatecznej znajomości wytycznych horyzontalnych, programowych oraz umowy o dofinansowanie. Konsekwencje są jednak takie same – nałożenie korekty finansowej zgodnie z taryfikatorem określonym w rozporządzeniu Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej.
Błąd 1: Naruszenie zasady konkurencyjności
Zasada konkurencyjności stanowi jeden z najczęściej kontrolowanych obszarów i jednocześnie najczęstsze źródło korekt finansowych. Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, beneficjent zobowiązany jest do upublicznienia zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności dla wydatków przekraczających określone progi.
Do typowych uchybień należą:
– niezamieszczenie zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności mimo przekroczenia progu,
– zbyt krótki termin składania ofert,
– formułowanie warunków udziału w sposób ograniczający konkurencję (np. wskazanie konkretnej marki bez dopuszczenia rozwiązań równoważnych),
– brak udokumentowanej oceny ofert według kryteriów wskazanych w zapytaniu,
– zawarcie umowy z podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo bez właściwego udokumentowania,
– modyfikowanie warunków umowy po jej zawarciu w sposób istotny względem treści oferty.
Konsekwencje są dotkliwe. Taryfikator korekt przewiduje obniżenie kwalifikowalności wydatku m.in o 5% i 25%, a w przypadku najpoważniejszych naruszeń nawet 100% wartości zamówienia. Zalecamy każdorazową analizę procedury wyboru wykonawcy przed publikacją zapytania, w razie wątpliwości warto rozważyć usługi doradcze w zakresie dotacji.
Błąd 2: Niewłaściwe kwalifikowanie kosztów
Wydatek kwalifikowalny musi spełniać łącznie kilka warunków: być niezbędny do realizacji projektu, racjonalny, faktycznie poniesiony, prawidłowo udokumentowany oraz zgodny z katalogiem wydatków określonym w regulaminie konkursu i umowie o dofinansowanie.
Najczęściej kwestionowane przez instytucje pośredniczące są:
– wydatki poniesione przed dniem rozpoczęcia okresu kwalifikowalności,
– koszty wykraczające poza zakres rzeczowy wskazany we wniosku o dofinansowanie,
– VAT odzyskiwalny zaliczony do kosztów kwalifikowalnych,
– koszty wynagrodzeń bez prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy w projekcie,
– wydatki nadmierne w stosunku do stawek rynkowych,
– koszty dokumentowane fakturami wystawionymi po terminie zakończenia realizacji projektu.
Szczególną uwagę należy zwrócić na rozliczanie kosztów osobowych w projektach miękkich (EFS+), gdzie wymagana jest szczegółowa dokumentacja czasu pracy potwierdzająca zaangażowanie w zadania projektowe.
Błąd 3: Błędy w ewidencji księgowej projektu
Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wynika bezpośrednio z umowy o dofinansowanie. Polega on na zapewnieniu, że wszystkie operacje gospodarcze związane z projektem są identyfikowalne w księgach rachunkowych beneficjenta.
W praktyce realizuje się to przez:
– wyodrębnione konta księgowe lub subkonta,
– odpowiednie kody księgowe pozwalające na identyfikację operacji projektowych,
– w przypadku podmiotów prowadzących KPiR – zestawienia wyodrębniające koszty projektu.
Brak wyodrębnionej ewidencji księgowej jest traktowany jako uchybienie o charakterze systemowym i może skutkować korektą sięgającą 100% wartości projektu. Co istotne, ewidencja musi być prowadzona od początku realizacji projektu. Nie ma możliwości jej „uzupełnienia” wstecz w sposób satysfakcjonujący instytucję kontrolującą.
Błąd 4: Nieprawidłowe oznakowanie i promocja projektu
Obowiązki informacyjne i promocyjne reguluje art. 50 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060. Beneficjent zobowiązany jest do umieszczenia oznaczeń graficznych (logo UE z odniesieniem do funduszu) na:
– stronie internetowej i w mediach społecznościowych,
– dokumentach projektowych (umowach z wykonawcami, zapytaniach ofertowych, materiałach szkoleniowych),
– środkach trwałych zakupionych w ramach projektu,
– tablicach informacyjnych w miejscu realizacji projektu (dla projektów infrastrukturalnych).
Najczęstsze błędy to brak tablicy informacyjnej, nieaktualne logotypy, niezgodność z Księgą Identyfikacji Wizualnej Znaku Marki Fundusze Europejskie oraz brak oznakowania faktur i umów. Wytyczne dotyczące promocji oraz aktualne wzory oznakowań dostępne są na stronie Funduszy Europejskich.
Błąd 5: Opóźnienia i błędy formalne we wnioskach o płatność
Wniosek o płatność stanowi podstawowy dokument rozliczeniowy w projekcie unijnym. Składany jest cyklicznie (zwykle co 3 miesiące) za pośrednictwem systemu SL2021 lub CST2021.
Typowe nieprawidłowości obejmują:
– przekroczenie terminu złożenia wniosku o płatność określonego w umowie,
– niezgodność kwot wykazanych we wniosku z fakturami i wyciągami bankowymi,
– brak załączników potwierdzających poniesienie wydatku,
– nieprawidłowe rozliczenie postępu rzeczowego (rozbieżność z harmonogramem),
– błędy w częściach dotyczących wskaźników i uczestników projektu,
– brak właściwej dekretacji wydatków na konta projektu.
Każda korekta wniosku o płatność wydłuża proces weryfikacji, a w skrajnych przypadkach wstrzymuje wypłatę kolejnych transz dofinansowania, co generuje ryzyko utraty płynności finansowej w projekcie.
Błąd 6: Nieosiągnięcie wskaźników projektu
Wskaźniki produktu i rezultatu zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie mają charakter zobowiązania umownego. Ich nieosiągnięcie skutkuje proporcjonalnym pomniejszeniem dofinansowania lub – przy znaczących odchyleniach – koniecznością zwrotu całości otrzymanych środków.
W obszarze wskaźników kluczowe są:
– realistyczne planowanie wartości docelowych już na etapie składania wniosku,
– bieżące monitorowanie postępu w trakcie realizacji,
– gromadzenie dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie wskaźnika (protokoły, certyfikaty, listy obecności, oświadczenia uczestników),
– terminowe wnioskowanie o zmianę wartości wskaźnika w uzasadnionych przypadkach.
Praktyka pokazuje, że beneficjenci często zawyżają wartości wskaźników na etapie aplikacyjnym w celu uzyskania wyższej punktacji, co rodzi problemy w fazie realizacji.
Błąd 7: Naruszenie zasad trwałości projektu
Obowiązek zachowania trwałości projektu wynika z art. 65 rozporządzenia ogólnego 2021/1060. Co do zasady okres trwałości wynosi:
– 5 lat od płatności końcowej dla większości projektów,
– 3 lata dla projektów realizowanych przez MŚP w zakresie utrzymania inwestycji,
– 10 lat w niektórych projektach infrastrukturalnych (zgodnie z regulaminem programu).
W okresie trwałości zabronione jest:
– zaprzestanie działalności produkcyjnej lub jej relokacja poza obszar wsparcia,
– istotna zmiana wpływająca na charakter, cele lub warunki realizacji projektu,
– zmiana własności środka trwałego dająca przedsiębiorstwu nienależną korzyść,
– niewykorzystywanie zakupionego sprzętu zgodnie z przeznaczeniem.
Naruszenie trwałości jest częstym powodem zwrotów dofinansowania ujawnianych dopiero podczas kontroli ex-post, czyli po formalnym zakończeniu projektu.
Błąd 8: Brak właściwej dokumentacji pomocy publicznej
W projektach objętych pomocą publiczną lub pomocą de minimis beneficjent zobowiązany jest do:
– monitorowania limitów pomocy de minimis (300 000 EUR w okresie 3 lat zgodnie z rozporządzeniem 2023/2831),
– prowadzenia ewidencji udzielonej pomocy publicznej,
– przekazywania informacji o pomocy publicznej zgodnie z ustawą o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej,
– weryfikacji statusu MŚP zgodnie z załącznikiem I do rozporządzenia 651/2014.
Błędne zakwalifikowanie przedsiębiorstwa jako MŚP (np. nieuwzględnienie powiązań kapitałowych lub osobowych) może skutkować nakazem zwrotu różnicy w intensywności pomocy.
Jak minimalizować ryzyko błędów rozliczeniowych
W praktyce doradczej rekomendujemy następujące działania prewencyjne:
– szczegółowa analiza umowy o dofinansowanie i regulaminu konkursu przed rozpoczęciem realizacji,
– opracowanie wewnętrznej procedury realizacji i rozliczania projektu,
– bieżące archiwizowanie dokumentacji w sposób umożliwiający jej odtworzenie nawet po kilku latach,
– regularne konsultacje z opiekunem projektu w instytucji pośredniczącej,
– weryfikacja każdego zapytania ofertowego przed publikacją w Bazie Konkurencyjności,
– audyt śródokresowy realizowany przez podmiot zewnętrzny przy projektach powyżej 5 mln zł.
Profesjonalne wsparcie doradcze na etapie rozliczania pozwala uniknąć korekt, których wartość wielokrotnie przewyższa koszt obsługi projektu. Zachęcamy do kontaktu z ekspertem, który przeanalizuje sytuację konkretnego projektu.
Podsumowanie
Skuteczne rozliczenie projektu unijnego wymaga uwagi w siedmiu kluczowych obszarach: zasada konkurencyjności, kwalifikowalność kosztów, ewidencja księgowa, promocja, wnioski o płatność, wskaźniki oraz trwałość. Każdy z nich może być źródłem korekty finansowej, dlatego rekomendujemy systematyczne podejście oparte na procedurach wewnętrznych i bieżącym monitoringu.
Warto pamiętać, że kontrola projektu może nastąpić zarówno w trakcie realizacji, jak i do 5 lat po jego zakończeniu (w niektórych przypadkach dłużej). Dokumentacja projektowa powinna być przechowywana przez cały okres trwałości oraz dodatkowo zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie, najczęściej do końca 2034 lub 2035 roku dla projektów z perspektywy 2021–2027.
Jeżeli planują Państwo aplikować o nowe środki lub potrzebują wsparcia przy rozliczeniu trwającego projektu, warto wcześniej zweryfikować dostępne instrumenty wsparcia. W tym celu polecamy wyszukiwarkę dotacji oraz bezpłatne narzędzie AI do wyszukiwania dofinansowań. W przypadku potrzeby kompleksowej obsługi rozliczeniowej prosimy o kontakt z naszym zespołem ekspertów.
