Konflikt interesów podczas realizacji projektu – jak go uniknąć i nie stracić dofinansowania?
Konflikt interesów podczas realizacji projektu, w której bezstronność lub obiektywizm osoby uczestniczącej w wyborze wykonawcy są lub mogą być postrzegane jako zagrożone z uwagi na powiązania osobiste, gospodarcze, rodzinne lub kapitałowe z potencjalnym dostawcą.
W projektach współfinansowanych ze środków UE oraz krajowych jego wystąpienie skutkuje zazwyczaj uznaniem wydatku za niekwalifikowalny, koniecznością zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami, a w skrajnych przypadkach – zarzutami karnymi.
Aby uniknąć konfliktu interesów, beneficjent powinien wdrożyć trzy mechanizmy: badanie powiązań przed wszczęciem postępowania, wyłączanie osób powiązanych z procedury wyboru wykonawcy oraz dokumentowanie każdego etapu zakupu zgodnie z zasadą konkurencyjności lub Prawem zamówień publicznych.
Czym jest konflikt interesów w projektach finansowanych ze środków UE?
Konflikt interesów to pojęcie zdefiniowane wprost w przepisach unijnych i krajowych. Zgodnie z art. 61 rozporządzenia finansowego UE 2018/1046, konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu działającego w imieniu administracji finansowej jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność narodową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste.
W polskich realiach zasada ta znajduje odzwierciedlenie w:
– Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027,
– Prawie zamówień publicznych (art. 56 PZP),
– regulaminach poszczególnych naborów ogłaszanych przez instytucje pośredniczące i zarządzające.
W praktyce projektowej konflikt interesów najczęściej dotyczy procedury wyboru wykonawcy w ramach zasady konkurencyjności (dla wydatków przekraczających 80 000 zł netto poza reżimem PZP) lub procedur przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
Kiedy powstaje konflikt interesów?
Konflikt interesów może mieć charakter rzeczywisty, potencjalny lub postrzegany. Każda z tych form jest jednakowo istotna z punktu widzenia kontroli projektu. Najczęściej spotykane sytuacje obejmują:
Powiązania osobowe i rodzinne
Konflikt interesów powstaje, gdy osoba uczestnicząca w przygotowaniu lub przeprowadzeniu postępowania pozostaje w związku małżeńskim, pokrewieństwie lub powinowactwie z wykonawcą bądź z osobami reprezentującymi wykonawcę do drugiego stopnia. Dotyczy to także osób pozostających w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Powiązania kapitałowe i osobowe między podmiotami
Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków, niedopuszczalne jest udzielenie zamówienia podmiotom powiązanym z beneficjentem osobowo lub kapitałowo. Powiązania te obejmują m.in.:
-uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej,
– posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów szczególnych),
– pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
– pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej, lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Stosunek pracy lub zlecenia
Jeżeli osoba uczestnicząca w postępowaniu pozostaje z wykonawcą w stosunku pracy, świadczy na jego rzecz usługi lub jest jego stałym współpracownikiem mamy do czynienia z konfliktem interesów wymagającym wyłączenia tej osoby z procedury.
Wcześniejsze doradztwo wykonawcy
Specyficzną kategorią konfliktu interesów jest tzw. wstępne zaangażowanie wykonawcy w przygotowanie dokumentacji postępowania (np. opisu przedmiotu zamówienia). Sytuacja taka nie zawsze dyskwalifikuje wykonawcę, ale zgodnie z art. 85 PZP wymaga podjęcia działań zapewniających niezakłóconą konkurencję.
Konsekwencje konfliktu interesów dla beneficjenta
Wykrycie konfliktu interesów na etapie kontroli projektu pociąga za sobą poważne skutki finansowe i prawne.
Korekta finansowa
W przypadku stwierdzenia naruszenia zasad udzielania zamówień, instytucja kontrolująca stosuje korektę finansową zgodnie z rozporządzeniem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo. Stawki korekt za naruszenia związane z konfliktem interesów wynoszą zazwyczaj od 25% do 100% wartości zamówienia.
Uznanie wydatku za niekwalifikowalny
W skrajnych przypadkach cały wydatek może zostać uznany za niekwalifikowalny, co oznacza konieczność zwrotu dofinansowania w pełnej wysokości wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.
Odpowiedzialność karna i administracyjna
Zatajenie konfliktu interesów może wypełniać znamiona przestępstwa, w szczególności z art. 297 Kodeksu karnego (oszustwo dotacyjne) lub przepisów dotyczących naruszenia dyscypliny finansów publicznych w odniesieniu do beneficjentów ze sfery publicznej.
Utrata reputacji i wykluczenie z przyszłych naborów
Beneficjenci, u których stwierdzono nieprawidłowości, mogą zostać wpisani do rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków publicznych prowadzonego przez Ministra Finansów (art. 210 ustawy o finansach publicznych).
Jak praktycznie uniknąć konfliktu interesów – procedura krok po kroku
Skuteczna prewencja wymaga wdrożenia spójnej procedury wewnętrznej. Poniżej rekomendowany model postępowania.
Krok 1. Identyfikacja osób uczestniczących w procedurze
Przed wszczęciem postępowania należy precyzyjnie określić krąg osób mających wpływ na wybór wykonawcy. Obejmuje on zazwyczaj:
– kierownika projektu,
– osobę przygotowującą opis przedmiotu zamówienia,
– członków komisji oceniającej oferty,
– osoby zatwierdzające wybór wykonawcy.
Krok 2. Złożenie oświadczeń o braku konfliktu interesów
Każda z wyżej wymienionych osób powinna złożyć pisemne oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z potencjalnymi wykonawcami. W postępowaniach prowadzonych w trybie PZP standardem jest wykorzystanie formularza ZP-1 lub odpowiednika opracowanego przez zamawiającego. W procedurach realizowanych zgodnie z zasadą konkurencyjności rekomenduje się stosowanie analogicznego dokumentu.
Oświadczenie powinno zostać złożone:
– po otwarciu ofert i poznaniu tożsamości wykonawców,
– pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań,
– z datą i czytelnym podpisem.
Krok 3. Weryfikacja powiązań na podstawie rejestrów publicznych
Przed podpisaniem umowy z wykonawcą warto przeprowadzić niezależną weryfikację powiązań w oparciu o:
– Krajowy Rejestr Sądowy (KRS),
– Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
– Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
Dokumentacja z takiej weryfikacji (wydruki, zrzuty ekranu z datą) stanowi istotny dowód należytej staranności w przypadku kontroli.
Krok 4. Wyłączenie osób powiązanych z postępowania
W razie zidentyfikowania powiązań osoba, której one dotyczą, powinna zostać niezwłocznie wyłączona z czynności w postępowaniu. Fakt wyłączenia należy udokumentować pisemnie wraz ze wskazaniem osoby przejmującej zadania.
Krok 5. Zachowanie zasady przejrzystości i równego traktowania
Niezależnie od oświadczeń, beneficjent powinien zapewnić, aby:
– zapytanie ofertowe było publikowane w sposób zapewniający szeroki dostęp (np. w Bazie Konkurencyjności dla zasady konkurencyjności),
– termin składania ofert był odpowiedni do złożoności zamówienia,
– kryteria oceny ofert były obiektywne, mierzalne i nie faworyzowały konkretnego wykonawcy,
– komunikacja z oferentami przebiegała w sposób udokumentowany.
Krok 6. Dokumentowanie całego procesu
Kompletna dokumentacja postępowania powinna obejmować m.in.: zapytanie ofertowe, potwierdzenie publikacji, otrzymane oferty, protokół oceny ofert, oświadczenia o braku konfliktu interesów, dokumentację weryfikacji powiązań oraz umowę z wykonawcą. Dokumenty te należy przechowywać przez okres wymagany umową o dofinansowanie (zazwyczaj 5 lub 10 lat od zakończenia projektu).
Najczęstsze błędy beneficjentów
Doświadczenie projektowe wskazuje, że konflikt interesów najczęściej pojawia się w wyniku niedopatrzeń, nie zaś świadomych działań. Do najczęściej popełnianych błędów należą:
– zlecenie usług doradczych lub wykonawczych spółce, w której udziały posiada członek rodziny zarządzającego beneficjentem,
– zatrudnienie jako wykonawcy byłego pracownika beneficjenta bez upływu odpowiedniego okresu „cooling-off”,
– udział tej samej osoby w przygotowaniu specyfikacji i ocenie ofert, gdy ta osoba pozostaje w relacji biznesowej z jednym z oferentów,
– pominięcie weryfikacji powiązań kapitałowych w grupie spółek,
– traktowanie oświadczenia o braku konfliktu interesów jako formalności bez rzeczywistej analizy stanu faktycznego.
Praktyczne wsparcie w zakresie wdrożenia procedur antykonfliktowych oferują usługi doradcze w zakresie dotacji świadczone przez wyspecjalizowanych konsultantów.
Konflikt interesów a zasada konkurencyjności – czym różni się reżim dla beneficjentów spoza PZP?
Beneficjenci niebędący zamawiającymi w rozumieniu PZP są zobowiązani do stosowania zasady konkurencyjności wynikającej z Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Dotyczy ona zamówień o wartości przekraczającej 80 000 zł netto.
W ramach tej procedury zakaz udzielania zamówień podmiotom powiązanym jest sformułowany w sposób bezwzględny. Nawet jeżeli wykonawca złożył najkorzystniejszą ofertę, jego wybór jest niedopuszczalny, gdy występują powiązania. Jest to istotna różnica względem PZP, gdzie konflikt interesów może w niektórych przypadkach zostać „naprawiony” poprzez wyłączenie konkretnej osoby.
Lista kontrolna dla beneficjenta przed wszczęciem postępowania
Przed rozpoczęciem procedury wyboru wykonawcy warto zweryfikować następujące kwestie:
– czy zidentyfikowano wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu,
– czy przygotowano wzór oświadczenia o braku konfliktu interesów,
– czy zaplanowano weryfikację powiązań w KRS i CEIDG,
– czy procedura przewiduje mechanizm wyłączenia osoby powiązanej,
– czy opis przedmiotu zamówienia nie zawiera elementów faworyzujących konkretnego wykonawcę,
– czy kryteria oceny ofert są obiektywne i mierzalne,
– czy zapewniono odpowiednie miejsce publikacji zapytania ofertowego,
– czy dokumentacja postępowania będzie archiwizowana zgodnie z umową o dofinansowanie.
Jeżeli planują Państwo realizację projektu dofinansowanego ze środków UE lub krajowych i chcą Państwo zabezpieczyć procedury zakupowe przed ryzykiem nieprawidłowości, warto wcześniej zweryfikować kwalifikowalność wydatków oraz przygotować odpowiednią dokumentację. W tym celu można umówić kontakt z ekspertem.
