Jak uzasadnić zakup oprogramowania, systemu ERP lub CRM we wniosku o dofinansowanie?
Zakup oprogramowania, systemu ERP lub CRM we wniosku o dofinansowanie należy uzasadnić przez pokazanie konkretnego problemu organizacyjnego, technologicznego lub sprzedażowego, który firma chce rozwiązać. Samo stwierdzenie, że przedsiębiorstwo chce „usprawnić pracę” albo „wdrożyć nowoczesny system”, zwykle nie wystarcza. Dobre uzasadnienie powinno wykazać, jakie procesy są obecnie realizowane ręcznie, nieefektywnie albo w rozproszonych narzędziach, jakie ryzyka z tego wynikają oraz jakie mierzalne efekty przyniesie wdrożenie systemu ERP, CRM lub innego specjalistycznego oprogramowania.
Dlaczego uzasadnienie zakupu oprogramowania ma duże znaczenie we wniosku o dotację?
W wielu programach dotacyjnych koszty związane z cyfryzacją, automatyzacją lub wdrożeniem narzędzi informatycznych są oceniane pod kątem zasadności, racjonalności i związku z celem projektu. Instytucja oceniająca sprawdza, czy planowany zakup rzeczywiście wynika z potrzeb firmy, czy jest proporcjonalny do skali działalności oraz czy prowadzi do osiągnięcia konkretnych efektów.
Zakup systemu ERP, CRM albo dedykowanego oprogramowania nie powinien być opisany jako samodzielny wydatek oderwany od procesu biznesowego. We wniosku należy wykazać, że system jest narzędziem służącym do osiągnięcia określonego celu, np. zwiększenia efektywności operacyjnej, skrócenia czasu obsługi klienta, ograniczenia błędów, lepszego planowania produkcji, automatyzacji raportowania albo poprawy kontroli nad kosztami.
W dokumentacji konkursowej instytucje publiczne często odnoszą się do takich obszarów jak cyfryzacja przedsiębiorstw, transformacja cyfrowa, automatyzacja procesów, cyberbezpieczeństwo, wdrożenie innowacji lub podnoszenie konkurencyjności. Oficjalne informacje o programach związanych z Funduszami Europejskimi można śledzić na stronie Portalu Funduszy Europejskich: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/. Informacje o instrumentach dla firm są publikowane także przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości: https://www.parp.gov.pl/. W przypadku projektów cyfryzacyjnych dla przedsiębiorstw warto również monitorować informacje publikowane przez Agencję Rozwoju Przemysłu: https://arp.pl/.
Jak nie uzasadniać zakupu ERP, CRM lub oprogramowania?
Jednym z najczęstszych błędów jest opisanie zakupu w sposób zbyt ogólny. Wniosek nie powinien ograniczać się do stwierdzenia, że firma potrzebuje systemu, ponieważ chce się rozwijać albo poprawić organizację pracy. Tego typu argumentacja nie pokazuje, dlaczego wydatek jest konieczny, jaką lukę rozwiązuje i w jaki sposób będzie wykorzystywany po zakończeniu projektu.
Słabe uzasadnienie zakupu oprogramowania najczęściej wygląda następująco:
– firma chce wdrożyć nowoczesny system informatyczny
– system pozwoli usprawnić pracę przedsiębiorstwa
– zakup zwiększy konkurencyjność firmy
– oprogramowanie jest potrzebne do rozwoju działalności
– system CRM poprawi kontakt z klientami
– system ERP uporządkuje procesy wewnętrzne
Takie sformułowania mogą być prawdziwe, ale są niewystarczające. Nie wskazują obecnych problemów, nie opisują zakresu funkcjonalnego systemu, nie pokazują zależności między wydatkiem a wskaźnikami projektu i nie pozwalają ocenić, czy koszt jest racjonalny.
Lepsze uzasadnienie powinno odpowiedzieć na pytania:
– jakie procesy są obecnie prowadzone ręcznie lub w rozproszonych plikach
– jakie ograniczenia występują w aktualnym modelu pracy
– jakie błędy, opóźnienia lub koszty wynikają z braku systemu
– jakie funkcje systemu będą wykorzystywane w projekcie
– ilu użytkowników będzie korzystać z systemu
– jakie dane będą przetwarzane i analizowane
-jakie efekty operacyjne, finansowe lub organizacyjne zostaną osiągnięte
– w jaki sposób system będzie utrzymany po zakończeniu projektu
Jak opisać stan obecny przed zakupem oprogramowania?
Dobre uzasadnienie powinno zaczynać się od opisu obecnej sytuacji firmy. Nie należy od razu przechodzić do listy funkcji systemu. Najpierw trzeba pokazać, z jakiego problemu wynika potrzeba zakupu.
Opis stanu obecnego powinien być konkretny. Warto wskazać, czy firma korzysta obecnie z arkuszy kalkulacyjnych, poczty e-mail, kilku niepołączonych aplikacji, dokumentacji papierowej albo ręcznego obiegu informacji. Należy również opisać, jakie konsekwencje powoduje taki sposób pracy.
Przykładowe problemy, które mogą uzasadniać zakup systemu ERP, CRM lub oprogramowania:
– dane o klientach, zamówieniach, stanach magazynowych lub projektach są rozproszone w wielu plikach
– pracownicy ręcznie przepisują dane między systemami
– firma nie posiada jednolitego źródła informacji zarządczej
– przygotowanie raportów wymaga dużego nakładu pracy
– obsługa zapytań klientów jest utrudniona z powodu braku historii kontaktu
– dział sprzedaży nie posiada bieżących informacji o statusie ofert i zamówień
– produkcja lub magazyn nie są powiązane z działem sprzedaży i finansów
– firma nie ma narzędzi do monitorowania rentowności zleceń
– rośnie liczba błędów wynikających z ręcznej obsługi procesów
– brak automatyzacji ogranicza możliwość skalowania działalności
Taki opis pokazuje realną potrzebę inwestycyjną. Instytucja oceniająca widzi wtedy, że zakup systemu nie jest przypadkowy, lecz wynika z konkretnej bariery rozwojowej.
Jak uzasadnić zakup systemu ERP?
System ERP służy do zintegrowanego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. W zależności od zakresu wdrożenia może obejmować sprzedaż, zakupy, magazyn, produkcję, finanse, księgowość, kadry, logistykę, controlling, obsługę projektów oraz raportowanie zarządcze.
Uzasadniając zakup systemu ERP, należy pokazać, że firma potrzebuje jednego, spójnego środowiska do zarządzania procesami. Kluczowe jest wykazanie, że obecny sposób pracy powoduje straty czasu, brak przejrzystości danych, trudności w planowaniu lub ograniczenia w kontroli kosztów.
Przykładowe uzasadnienie zakupu systemu ERP:
„Zakup i wdrożenie systemu ERP jest niezbędne ze względu na rozproszenie danych operacyjnych i finansowych w kilku niezintegrowanych narzędziach. Obecnie informacje dotyczące zamówień, zakupów, stanów magazynowych i realizacji zleceń są gromadzone częściowo w arkuszach kalkulacyjnych, częściowo w korespondencji e-mail oraz w dokumentacji wewnętrznej. Taki model pracy zwiększa ryzyko błędów, wydłuża czas przygotowania raportów o 15% i ogranicza możliwość bieżącej kontroli rentowności poszczególnych zleceń. Wdrożenie systemu ERP pozwoli na integrację kluczowych procesów, automatyzację obiegu danych, skrócenie czasu obsługi zamówień oraz poprawę jakości informacji zarządczej wykorzystywanej przy podejmowaniu decyzji.”
W przypadku ERP warto szczególnie podkreślić:
– integrację danych między działami
– ograniczenie ręcznego przepisywania informacji
– automatyzację obiegu dokumentów
– poprawę kontroli stanów magazynowych
– lepsze planowanie zakupów i produkcji
– bieżącą analizę kosztów oraz rentowności
– możliwość generowania raportów zarządczych
– skalowalność systemu wraz z rozwojem firmy
Jak uzasadnić zakup systemu CRM?
System CRM jest narzędziem do zarządzania relacjami z klientami. W praktyce może wspierać sprzedaż, marketing, obsługę posprzedażową, reklamacje, historię kontaktu, zarządzanie ofertami, segmentację klientów oraz analizę skuteczności działań handlowych.
Zakup CRM powinien być uzasadniony szczególnie wtedy, gdy firma obsługuje dużą liczbę zapytań, prowadzi proces sprzedaży wieloetapowej, ma wielu handlowców lub potrzebuje uporządkować kontakt z klientami.
Przykładowe uzasadnienie zakupu systemu CRM:
„Zakup systemu CRM wynika z potrzeby uporządkowania procesu sprzedaży i obsługi klientów. Obecnie informacje o klientach, zapytaniach, ofertach i ustaleniach handlowych są przechowywane w korespondencji e-mail oraz indywidualnych plikach pracowników. Brak centralnej bazy danych powoduje trudności w monitorowaniu statusu ofert, ogranicza możliwość analizy skuteczności sprzedaży i zwiększa ryzyko utraty informacji w przypadku nieobecności pracownika. Wdrożenie systemu CRM umożliwi centralizację danych o klientach, rejestrowanie historii kontaktów, automatyzację przypomnień, analizę lejka sprzedaży oraz skrócenie czasu reakcji na zapytania o 10% .”
W przypadku CRM warto wskazać takie efekty jak:
– uporządkowanie bazy klientów
– skrócenie czasu odpowiedzi na zapytania
– poprawa monitorowania ofert i szans sprzedażowych
– ograniczenie ryzyka utraty informacji handlowej
– lepsza segmentacja klientów
– automatyzacja przypomnień i zadań sprzedażowych
– poprawa jakości obsługi klienta
– wzrost konwersji zapytań w zamówienia
Jak uzasadnić zakup specjalistycznego oprogramowania?
Nie każde oprogramowanie musi być systemem ERP lub CRM. W projektach dotacyjnych często pojawiają się również specjalistyczne systemy branżowe, np. oprogramowanie do projektowania, modelowania, zarządzania produkcją, analizy danych, monitoringu energii, obsługi laboratoriów, e-commerce, cyberbezpieczeństwa, zarządzania dokumentacją albo komunikacji z klientami.
W takim przypadku uzasadnienie powinno być jeszcze bardziej powiązane z procesem technologicznym lub usługowym. Należy pokazać, dlaczego standardowe narzędzia są niewystarczające i jakie funkcje specjalistycznego systemu są konieczne do realizacji projektu.
Przykładowe uzasadnienie:
„Zakup specjalistycznego oprogramowania jest niezbędny do realizacji planowanego projektu, ponieważ obecnie przedsiębiorstwo nie posiada narzędzia umożliwiającego automatyczną analizę danych produkcyjnych oraz monitorowanie parametrów procesu w czasie rzeczywistym. Brak takiego rozwiązania ogranicza możliwość identyfikacji odchyleń, zwiększa ryzyko opóźnień oraz utrudnia ocenę efektywności wykorzystania zasobów. Wdrożenie oprogramowania pozwoli na bieżące gromadzenie, analizę i raportowanie danych, co przełoży się na lepszą kontrolę procesu, szybszą reakcję na nieprawidłowości oraz poprawę efektywności operacyjnej.”
Jak powiązać zakup oprogramowania z celami projektu?
Wniosek o dofinansowanie powinien pokazywać spójność między problemem, celem, działaniami, kosztami i wskaźnikami. Zakup oprogramowania nie może być opisany jako oddzielny element budżetu. Powinien wynikać z logiki całego projektu.
Najprostszy schemat uzasadnienia wygląda następująco:
– problem: firma pracuje na rozproszonych danych i ręcznych procesach
– potrzeba: konieczne jest wdrożenie narzędzia integrującego dane i automatyzującego pracę
– działanie: zakup oraz wdrożenie systemu ERP, CRM lub oprogramowania specjalistycznego
– efekt: skrócenie czasu obsługi, ograniczenie błędów, poprawa raportowania, wzrost efektywności
– wskaźnik: liczba wdrożonych systemów, liczba zautomatyzowanych procesów, skrócenie czasu obsługi, liczba użytkowników systemu
Dobrze przygotowany opis powinien wyjaśniać, dlaczego bez tego systemu projekt nie osiągnie zakładanych rezultatów albo osiągnie je w ograniczonym zakresie. Jeżeli firma planuje zwiększyć skalę sprzedaży, ale nadal będzie zarządzać klientami w arkuszach kalkulacyjnych, uzasadnienie powinno pokazać, że brak CRM ogranicza możliwość obsługi większej liczby leadów i zamówień. Jeżeli projekt dotyczy produkcji, brak ERP może utrudniać planowanie zasobów, harmonogramowanie prac i kontrolę kosztów.
Jak opisać funkcjonalności systemu bez tworzenia katalogu marketingowego?
Opis funkcjonalności powinien być rzeczowy i powiązany z potrzebami firmy. Nie należy przepisywać materiałów handlowych dostawcy systemu. Instytucja oceniająca nie potrzebuje ogólnej reklamy oprogramowania, lecz informacji, jakie funkcje będą faktycznie wykorzystywane w przedsiębiorstwie.
Zamiast pisać, że system jest „nowoczesny, kompleksowy i intuicyjny”, lepiej wskazać konkretne moduły i ich zastosowanie.
Przykładowe funkcje systemu ERP:
– moduł sprzedaży do obsługi zamówień i ofert
– moduł magazynowy do bieżącej kontroli stanów magazynowych
– moduł zakupowy do planowania zapotrzebowania
– moduł produkcyjny do harmonogramowania zleceń
– moduł finansowy do analizy kosztów i rentowności
– moduł raportowy do tworzenia zestawień zarządczych
Przykładowe funkcje systemu CRM:
– centralna baza klientów
– historia kontaktów i ustaleń
– rejestr ofert i szans sprzedażowych
– automatyczne przypomnienia dla handlowców
– segmentacja klientów
– raportowanie skuteczności sprzedaży
– obsługa zgłoszeń i reklamacji
Przykładowe funkcje oprogramowania specjalistycznego:
– analiza danych procesowych
– modelowanie techniczne
– projektowanie produktów lub usług
– automatyczne generowanie dokumentacji
– monitoring zużycia energii
– kontrola parametrów jakościowych
integracja z urządzeniami lub innymi systemami
Jak wykazać racjonalność kosztu zakupu oprogramowania?
Racjonalność kosztu oznacza, że wydatek jest adekwatny do celu projektu, skali działalności firmy, liczby użytkowników, zakresu funkcjonalnego oraz planowanych efektów. W przypadku oprogramowania warto wyjaśnić, z czego wynika przyjęty budżet.
Koszt zakupu systemu może obejmować różne elementy, np.:
– licencje lub subskrypcje
– wdrożenie systemu
– konfigurację procesów
– integrację z innymi narzędziami
– migrację danych
– szkolenia użytkowników
– prace analityczne
– testy i uruchomienie produkcyjne
– wsparcie powdrożeniowe
We wniosku warto oddzielić koszt samego oprogramowania od kosztów wdrożenia i usług towarzyszących. Jeżeli projekt obejmuje wiele stanowisk lub modułów, należy wskazać, dlaczego taki zakres jest potrzebny. Jeżeli koszt jest wysoki, konieczne jest uzasadnienie, że system obsługuje kluczowe procesy przedsiębiorstwa i będzie wykorzystywany przez określoną liczbę użytkowników.
Nie należy deklarować funkcji, które nie będą używane. Zbyt szeroki zakres systemu może budzić wątpliwości co do racjonalności wydatku. Lepiej wskazać zakres odpowiadający rzeczywistym potrzebom firmy.
Jak powiązać zakup systemu z mierzalnymi efektami?
W projektach dotacyjnych duże znaczenie mają wskaźniki oraz przewidywane rezultaty. Zakup ERP, CRM lub oprogramowania powinien prowadzić do efektów, które można opisać i zweryfikować.
Możliwe efekty wdrożenia oprogramowania:
-skrócenie czasu przygotowania oferty
– skrócenie czasu obsługi zamówienia
– ograniczenie liczby błędów w dokumentach
– automatyzacja wybranych czynności administracyjnych
– zmniejszenie czasu potrzebnego na przygotowanie raportów
– poprawa dostępności danych zarządczych
– zwiększenie liczby obsługiwanych zapytań
– poprawa kontroli nad kosztami
– usprawnienie planowania zasobów
– zwiększenie przejrzystości procesu sprzedaży
Wskaźniki powinny być ostrożne i możliwe do udokumentowania. Jeżeli firma deklaruje skrócenie czasu obsługi klienta o 30%, powinna mieć sposób pomiaru stanu przed i po wdrożeniu systemu. Jeżeli deklaruje automatyzację procesu, powinna wskazać, którego procesu to dotyczy.
Jak opisać wdrożenie systemu w harmonogramie projektu?
Zakup oprogramowania to nie tylko nabycie licencji. W praktyce najważniejszym etapem jest wdrożenie. Harmonogram powinien pokazywać, że firma rozumie proces uruchomienia systemu i potrafi zaplanować go realistycznie.
Typowy harmonogram wdrożenia może obejmować:
– analizę procesów i wymagań
– wybór dostawcy lub przeprowadzenie postępowania zakupowego
– zakup licencji lub dostępu do systemu
– konfigurację środowiska
– migrację danych
– integrację z innymi systemami
– testy funkcjonalne
– szkolenie użytkowników
– uruchomienie systemu
– etap stabilizacji i odbioru
Warto pamiętać, że zbyt krótki harmonogram może być uznany za nierealistyczny, szczególnie przy rozbudowanych systemach ERP. W przypadku prostego systemu CRM wdrożenie może być krótsze, ale nadal powinno obejmować konfigurację, import danych i szkolenie użytkowników.
Jak uzasadnić oprogramowanie w projektach dotyczących cyfryzacji?
W projektach cyfryzacyjnych zakup oprogramowania powinien być bezpośrednio powiązany z transformacją procesów. Nie wystarczy wykazać, że firma kupuje narzędzie informatyczne. Należy pokazać, że dzięki temu zmienia się sposób działania przedsiębiorstwa.
Cyfryzacja może obejmować m.in.:
– przejście z dokumentacji papierowej na obieg elektroniczny
– zastąpienie ręcznych czynności automatyzacją
– integrację danych między działami
– wprowadzenie analityki zarządczej
– uruchomienie sprzedaży lub obsługi online
– wdrożenie systemów monitorowania procesów
– poprawę bezpieczeństwa danych
– zwiększenie dostępności usług dla klientów
Jeżeli projekt dotyczy cyfryzacji, warto sprawdzić dostępne programy i nabory w wyszukiwarce dotacji: https://dotacje-online.pl/wyszukiwarka-dotacji/ lub skorzystać z bezpłatnego narzędzia, które pozwala sprawdzić dostępne dotacje dla konkretnego rodzaju inwestycji: https://dotacje-online.pl/dotacje/.
Jakie dokumenty mogą wspierać uzasadnienie zakupu systemu?
W zależności od programu dotacyjnego i wartości wydatku, przydatne mogą być dokumenty potwierdzające potrzebę i racjonalność zakupu. Nie zawsze są wymagane jako załączniki, ale warto przygotować je na potrzeby analizy wewnętrznej i ewentualnych wyjaśnień.
Przykładowe dokumenty wspierające uzasadnienie:
– analiza potrzeb cyfrowych przedsiębiorstwa
– mapa procesów przed i po wdrożeniu
– opis problemów w obecnym modelu pracy
– specyfikacja funkcjonalna systemu
– rozeznanie rynku lub oferty dostawców
– kalkulacja liczby użytkowników
– opis planowanych integracji
– opis sposobu pomiaru efektów
– polityka bezpieczeństwa lub opis zabezpieczenia danych
Dobrze przygotowane materiały ułatwiają późniejsze sporządzenie wniosku, budżetu i odpowiedzi na ewentualne pytania instytucji oceniającej.
Najczęstsze błędy przy uzasadnianiu zakupu oprogramowania
Przygotowując wniosek o dofinansowanie, warto unikać kilku powtarzalnych błędów.
Najczęstsze błędy to:
– zbyt ogólny opis potrzeby zakupu
– brak powiązania systemu z celem projektu
– brak opisu obecnego problemu
– wskazanie funkcji systemu bez wyjaśnienia ich zastosowania
– przepisanie materiałów marketingowych dostawcy
– brak uzasadnienia liczby licencji lub użytkowników
– nieuwzględnienie kosztów wdrożenia, konfiguracji i szkoleń
– brak mierzalnych efektów
– zbyt ambitne i trudne do udokumentowania wskaźniki
– zakup systemu niepowiązanego z zakresem projektu
– brak opisu utrzymania systemu po zakończeniu projektu
Podsumowanie
Zakup oprogramowania, systemu ERP lub CRM we wniosku o dofinansowanie powinien być uzasadniony nie przez samą potrzebę „modernizacji”, lecz przez konkretne problemy i efekty biznesowe. Najważniejsze jest pokazanie, że system odpowiada na realne potrzeby przedsiębiorstwa, jest powiązany z celem projektu, ma uzasadniony zakres funkcjonalny i prowadzi do mierzalnych rezultatów.
Dobre uzasadnienie powinno obejmować:
– opis obecnego sposobu pracy
– wskazanie problemów i ograniczeń
– wyjaśnienie, dlaczego potrzebne jest dane oprogramowanie
– opis funkcji systemu w powiązaniu z procesami firmy
– uzasadnienie kosztu i liczby użytkowników
– wskazanie efektów oraz sposobu ich pomiaru
– powiązanie zakupu z celami programu dotacyjnego
Jeżeli planują Państwo ubiegać się o dofinansowanie na zakup oprogramowania, systemu ERP, CRM lub narzędzi do cyfryzacji firmy, warto wcześniej zweryfikować kwalifikowalność inwestycji, dostępne nabory, możliwy poziom wsparcia oraz sposób uzasadnienia kosztów. W tym celu można skorzystać z wyszukiwarki dotacji: https://dotacje-online.pl/wyszukiwarka-dotacji/, sprawdzić aktualne możliwości finansowania przez narzędzie „sprawdź dostępne dotacje” albo wybrać kontakt z ekspertem.
