Zamówienia publiczne w projektach unijnych – kiedy trzeba stosować ustawę PZP?
Obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) w projektach unijnych zależy przede wszystkim od dwóch czynników: statusu beneficjenta oraz szacunkowej wartości zamówienia. Co do zasady, ustawę PZP stosują wyłącznie podmioty, które są zamawiającymi w rozumieniu art. 4 i 5 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub wyższa niż 170 000 zł netto (próg obowiązujący od 1 stycznia 2026 r.).
Pozostali beneficjenci w tym zdecydowana większość przedsiębiorców prywatnych nie stosują ustawy PZP, lecz tzw. zasadę konkurencyjności, wynikającą z Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, której próg wynosi 80 000 zł netto. Poniżej przedstawiamy szczegółową analizę obu reżimów oraz praktyczne konsekwencje wyboru właściwej procedury.
Dwa różne reżimy udzielania zamówień w projektach unijnych
W projektach współfinansowanych ze środków UE funkcjonują równolegle dwa systemy udzielania zamówień, których nie należy mylić:
– reżim ustawowy: ustawa Prawo zamówień publicznych (PZP), obowiązująca podmioty publiczne i podmioty zrównane,
– reżim wytycznych: zasada konkurencyjności określona w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (sekcja 3.2.2), obowiązująca beneficjentów niebędących zamawiającymi w rozumieniu PZP.
Każdy z tych reżimów ma odmienne progi kwotowe, inne wymogi formalne i inne konsekwencje prawne. Błędne zakwalifikowanie zamówienia do niewłaściwego reżimu prowadzi najczęściej do nałożenia korekty finansowej, zgodnej z tzw. „taryfikatorem korekt”, czyli rozporządzeniem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z 23 marca 2023 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych.
Kto musi stosować ustawę PZP w projektach unijnych?
Obowiązek stosowania ustawy PZP nie wynika z faktu otrzymania dotacji UE jako takiej, lecz ze statusu prawnego beneficjenta lub charakteru udzielanego zamówienia. Zgodnie z art. 4 ustawy PZP, do stosowania jej przepisów zobowiązane są w szczególności:
– jednostki sektora finansów publicznych (urzędy administracji rządowej i samorządowej, uczelnie publiczne, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, instytucje kultury, ZUS, NFZ),
– państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
– inne osoby prawne utworzone w celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, finansowane w ponad 50% lub kontrolowane przez podmioty publiczne (tzw. zamawiający „podmiotowy”).
Dodatkowo, na podstawie art. 6 ustawy PZP, obowiązek stosowania przepisów może powstać po stronie podmiotu prywatnego, jeżeli ponad 50% wartości udzielanego przez niego zamówienia jest finansowane ze środków publicznych, a wartość zamówienia przekracza progi unijne dla robót budowlanych lub powiązanych z nimi usług. W praktyce dotyczy to przede wszystkim dużych projektów infrastrukturalnych realizowanych z dofinansowaniem przekraczającym 50% wartości robót.
Przedsiębiorcy prywatni – kiedy nie stosują PZP?
Mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa korzystające z dotacji unijnych w ramach FENG, FEPW, programów regionalnych czy KPO co do zasady nie stosują ustawy PZP. Obowiązuje je natomiast zasada konkurencyjności wynikająca z Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Wyjątek dotyczy wspomnianej powyżej sytuacji z art. 6 PZP, czyli dużych projektów infrastrukturalnych finansowanych w ponad 50% ze środków publicznych.
Próg stosowania ustawy PZP od 1 stycznia 2026 r.
Na mocy ustawy z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1173) od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowy próg stosowania ustawy PZP w wysokości 170 000 zł netto (wcześniej: 130 000 zł netto). Dotyczy to zamówień klasycznych oraz organizowanych konkursów udzielanych przez zamawiających publicznych.
Kluczowe konsekwencje praktyczne wprowadzonej zmiany:
– zamówienia o wartości niższej niż 170 000 zł netto można udzielać z wyłączeniem stosowania przepisów PZP, ale nadal z poszanowaniem zasad racjonalności, efektywności i przejrzystości,
– nowy próg stosuje się do postępowań wszczętych po 1 stycznia 2026 r. – postępowania ogłoszone do 31 grudnia 2025 r. są prowadzone według dotychczasowych przepisów (próg 130 000 zł),
– wszyscy zamawiający publiczni powinni zaktualizować wewnętrzne regulaminy udzielania zamówień podprogowych,
– równolegle zmieniły się progi unijne, nowe wartości na lata 2026–2027 zostały opublikowane w obwieszczeniu Prezesa UZP z 8 grudnia 2025 r. (M.P. poz. 1247).
Progi unijne w PZP na lata 2026–2027
Powyżej progu krajowego ustawodawca przewiduje dwa warianty postępowania: tryb krajowy (podstawowy) oraz tryb unijny. Próg unijny zależy od rodzaju zamawiającego i przedmiotu zamówienia. Aktualne wartości progów unijnych wynikają z rozporządzeń delegowanych Komisji (UE) 2025/2150 i 2025/2152 z 22 października 2025 r. i obowiązują przez kolejne dwa lata.
Zasada konkurencyjności – obowiązek dla większości beneficjentów dotacji
Beneficjenci niebędący zamawiającymi w rozumieniu PZP stosują zasadę konkurencyjności określoną w sekcji 3.2.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Od 25 marca 2025 r. obowiązuje podwyższony próg 80 000 zł netto (wcześniej: 50 000 zł netto), powyżej którego beneficjent ma obowiązek przeprowadzenia konkurencyjnego postępowania ofertowego.
Kluczowe elementy procedury zasady konkurencyjności:
– ogłoszenie zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności (bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl),
– minimalne terminy składania ofert określone w Wytycznych (7, 14 lub 30 dni, zależnie od rodzaju zamówienia),
– pełna komunikacja z wykonawcami wyłącznie za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności,
– obowiązek udokumentowania bezstronności i braku konfliktu interesów,
– pisemne uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty oraz protokół z postępowania.
Zamówienia poniżej progu zasady konkurencyjności
Dla wydatków poniżej 80 000 zł netto nie ma obowiązku publikacji zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności. Nie oznacza to jednak swobody w wyborze wykonawcy. Każdy wydatek niezależnie od wartości musi zostać poniesiony zgodnie z zasadą racjonalności, efektywności i przejrzystości (podrozdział 2.2 Wytycznych). Instytucje kontrolujące oczekują udokumentowania, że wybór wykonawcy nastąpił na warunkach rynkowych. W praktyce beneficjenci stosują uproszczone formy potwierdzenia ceny rynkowej, na przykład porównanie ofert handlowych, screeny cenników lub korespondencję mailową z dostawcami.
Szacowanie wartości zamówienia – najczęstsze błędy
Zarówno w reżimie PZP, jak i w zasadzie konkurencyjności, wartość zamówienia ustala się jako szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT (art. 28 ustawy PZP; analogiczne zasady w Wytycznych). Najczęstsze błędy popełniane przez beneficjentów to:
– sztuczne dzielenie zamówienia w celu uniknięcia stosowania właściwego trybu,
– nieuwzględnianie zamówień podobnych realizowanych w tym samym czasie i przez tego samego wykonawcę,
– pominięcie tzw. tożsamości przedmiotowej, podmiotowej i czasowej przy szacowaniu wartości,
– przyjmowanie wartości brutto zamiast netto.
Tożsamość zamówień bada się łącznie według trzech kryteriów. Jeżeli zamówienia są ze sobą funkcjonalnie powiązane, mają tego samego potencjalnego wykonawcę i są planowane w tym samym czasie, ich wartość należy sumować.
Suma decyduje o tym, czy zamówienie podlega zasadzie konkurencyjności, czy też pozostaje poza nią.
Konsekwencje finansowe naruszenia procedur
Nieprawidłowości w stosowaniu PZP lub zasady konkurencyjności są jedną z najczęstszych przyczyn nakładania korekt finansowych w projektach unijnych. Korekty te stanowią obniżenie kwoty dofinansowania i mogą być nakładane zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i podczas kontroli ex post – nawet do 5 lat od zakończenia okresu trwałości.
Typowe korekty zgodnie z aktualnym taryfikatorem to:
– 100% wartości zamówienia: przy bezpodstawnym udzieleniu zamówienia z wolnej ręki lub jego sztucznym podziale,
– 25% wartości zamówienia: przy istotnym naruszeniu zasad konkurencji,
– 10% wartości zamówienia: przy zastosowaniu dyskryminujących warunków udziału lub kryteriów oceny,
– 5% wartości zamówienia: przy uchybieniach formalnych o ograniczonym wpływie na wynik postępowania.
Skala korekty zależy od rodzaju i wagi naruszenia oraz tego, czy uchybienie miało wpływ na wynik postępowania. W praktyce nawet drobne błędy formalne mogą skutkować obniżeniem dofinansowania o kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Praktyczna lista kontrolna przed wszczęciem postępowania
Przed udzieleniem zamówienia w projekcie unijnym należy zweryfikować przede wszystkim:
– status prawny beneficjenta: czy jest zamawiającym w rozumieniu art. 4–6 ustawy PZP,
– rodzaj i wartość szacunkową zamówienia (netto), z uwzględnieniem tożsamości zamówień,
– właściwy reżim: ustawa PZP (próg 170 000 zł netto) albo zasada konkurencyjności (próg 80 000 zł netto),
– aktualną wersję Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027,
– treść umowy o dofinansowanie i regulaminu danego naboru, które mogą wprowadzać dodatkowe wymogi,
– procedury zapobiegania konfliktowi interesów.
Każdy z tych etapów powinien być rzetelnie udokumentowany. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z usług doradczych w zakresie dotacji, które obejmują m.in. wsparcie przy szacowaniu wartości zamówień, przygotowywaniu zapytań ofertowych oraz reprezentację w postępowaniach kontrolnych.
Najczęstsze pytania beneficjentów
Czy ustawę PZP stosuje się do wkładu własnego?
Tak, jeżeli beneficjent jest zamawiającym w rozumieniu PZP, ustawę stosuje się do całej wartości zamówienia, niezależnie od źródła finansowania danej pozycji budżetowej. Podział na środki dotacji i wkład własny ma znaczenie wyłącznie dla rozliczenia projektu, a nie dla obowiązku stosowania PZP.
Czy każde zamówienie powyżej 80 000 zł netto wymaga publikacji w Bazie Konkurencyjności?
Tak, jeżeli beneficjent nie podlega ustawie PZP. Beneficjenci stosujący PZP publikują ogłoszenia zgodnie z przepisami ustawowymi (BZP lub TED), nie zaś w Bazie Konkurencyjności. Wyjątki od zasady konkurencyjności określa sekcja 3.2.2 pkt 4 Wytycznych (m.in. zamówienia od jedynego wykonawcy z przyczyn technicznych lub w sytuacji wyjątkowej, niezależnej od beneficjenta).
Co jeśli postępowanie wszczęto przed 1 stycznia 2026 r.?
Do postępowań ogłoszonych do 31 grudnia 2025 r. stosuje się dotychczasowy próg 130 000 zł netto oraz dotychczasowe przepisy PZP. Nowy próg 170 000 zł netto obowiązuje wyłącznie dla zamówień wszczętych po 1 stycznia 2026 r.
Czy można udzielić zamówienia firmie powiązanej?
Zasada konkurencyjności nie pozwala na udzielanie zamówień podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z beneficjentem. Naruszenie tego zakazu skutkuje uznaniem wydatku za niekwalifikowalny. Pełna definicja powiązań znajduje się w sekcji 3.2.2 Wytycznych.
Podstawy prawne i źródła oficjalne
Pełny zakres regulacji znajduje się w następujących dokumentach:
– ustawa z 11 września 2019 r., Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.),
– ustawa z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy, Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1173),
– Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 wydane przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej,
obwieszczenie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z 8 grudnia 2025 r. w sprawie aktualnych progów unijnych (M.P. poz. 1247).
