Archiwizacja dokumentów projektowych – co i jak długo trzeba przechowywać?
Archiwizacja dokumentów projektowych oznacza obowiązek przechowywania pełnej dokumentacji związanej z przygotowaniem, realizacją, rozliczeniem i kontrolą projektu dofinansowanego ze środków UE. W praktyce beneficjent powinien przechowywać nie tylko umowę o dofinansowanie i faktury, ale również dokumenty potwierdzające wybór wykonawców, kwalifikowalność wydatków, wykonanie zakresu rzeczowego, prowadzenie działań promocyjnych, korespondencję z instytucją oraz dokumentację trwałości projektu.
W perspektywie 2021-2027 podstawową zasadą wynikającą z art. 82 rozporządzenia 2021/1060 jest przechowywanie dokumentów potwierdzających dotyczących operacji przez 5 lat od dnia 31 grudnia roku, w którym instytucja zarządzająca dokonała ostatniej płatności na rzecz beneficjenta, chyba że szczególne zasady programu, pomoc publiczna, postępowanie kontrolne albo przepisy podatkowe wymagają dłuższego okresu.
Dlaczego archiwizacja dokumentów projektowych jest tak ważna?
Archiwizacja dokumentów projektowych nie jest wyłącznie formalnością po zakończeniu projektu. To element systemu kontroli środków publicznych. Instytucja finansująca, audytor, organ kontroli skarbowej, instytucja audytowa albo Komisja Europejska może zażądać przedstawienia dokumentów potwierdzających, że projekt został zrealizowany zgodnie z umową, regulaminem naboru, budżetem, harmonogramem i zasadami kwalifikowalności wydatków.
Brak dokumentu może mieć podobne skutki jak faktyczne naruszenie zasad realizacji projektu. Jeżeli beneficjent nie jest w stanie udowodnić poniesienia wydatku, przeprowadzenia prawidłowego wyboru wykonawcy albo osiągnięcia wskaźnika, instytucja może zakwestionować koszt, nałożyć korektę finansową albo zażądać zwrotu części dofinansowania.
W praktyce archiwizacja powinna być planowana już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie. Im bardziej złożony projekt, tym większe znaczenie ma uporządkowany system przechowywania dokumentów. Dotyczy to szczególnie projektów inwestycyjnych, projektów obejmujących zamówienia, projekty z pomocą publiczną, projekty rozliczane w kilku transzach oraz przedsięwzięcia wymagające utrzymania trwałości.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty projektowe?
Podstawowy okres przechowywania dokumentów w projektach finansowanych z funduszy europejskich należy zawsze weryfikować w trzech miejscach:
– w umowie o dofinansowanie
– w regulaminie wyboru projektów
– w przepisach właściwych dla danego funduszu, programu i rodzaju pomocy
Dla projektów realizowanych w perspektywie 2021-2027 punktem wyjścia jest zasada 5 lat wynikająca z rozporządzenia 2021/1060. Termin ten liczony jest od dnia 31 grudnia roku, w którym instytucja zarządzająca dokonała ostatniej płatności na rzecz beneficjenta. Oznacza to, że nie liczy się go automatycznie od dnia podpisania umowy, od dnia zakończenia rzeczowej realizacji projektu ani od daty wystawienia ostatniej faktury. Kluczowe znaczenie ma moment ostatniej płatności lub szczególny moment wskazany w umowie o dofinansowanie.
Przykład praktyczny: jeżeli ostatnia płatność na rzecz beneficjenta została dokonana w 2027 r., dokumentację należy co do zasady przechowywać co najmniej do 31 grudnia 2032 r. Jeżeli jednak umowa o dofinansowanie albo dokumentacja programu przewiduje dłuższy termin, należy stosować termin dłuższy.
Należy również pamiętać, że bieg okresu przechowywania dokumentów może zostać wstrzymany w przypadku postępowania prawnego albo na wniosek Komisji Europejskiej. W takiej sytuacji dokumentów nie należy niszczyć wyłącznie dlatego, że upłynął pierwotnie obliczony termin archiwizacji.
Archiwizacja a trwałość projektu – to nie zawsze ten sam termin
Częstym błędem beneficjentów jest utożsamianie okresu archiwizacji dokumentów z okresem trwałości projektu. Są to dwa różne obowiązki.
Trwałość projektu oznacza obowiązek utrzymania określonych efektów projektu, na przykład zakupionych środków trwałych, miejsc realizacji, funkcji inwestycji, własności infrastruktury albo rezultatów projektu przez czas wskazany w umowie i przepisach programu.
Archiwizacja dokumentów projektowych oznacza natomiast obowiązek przechowywania dokumentów potwierdzających prawidłową realizację, rozliczenie i utrzymanie projektu.
W praktyce może się zdarzyć, że okres trwałości wynosi 3 albo 5 lat, ale dokumenty trzeba przechowywać dłużej, ponieważ termin archiwizacji liczony jest od innego momentu. Beneficjent nie powinien więc niszczyć dokumentacji wyłącznie dlatego, że zakończył się okres trwałości projektu.
Jakie dokumenty projektowe trzeba przechowywać?
Zakres archiwizacji powinien obejmować całość dokumentacji, która może potwierdzić prawidłowość realizacji projektu. Nie wystarczy przechowywanie samych faktur i umowy. Kontrola zwykle bada pełną ścieżkę decyzyjną: od wniosku, przez wybór wykonawcy, realizację dostawy lub usługi, płatność, rozliczenie, aż po trwałość efektów.
Dokumenty dotyczące przygotowania projektu
W archiwum powinny znaleźć się dokumenty, które pokazują, na jakiej podstawie projekt został przygotowany i zatwierdzony.
– wniosek o dofinansowanie wraz z ostateczną wersją budżetu
– biznesplan, studium wykonalności, model finansowy albo analiza ekonomiczna, jeżeli były wymagane
– załączniki do wniosku
– dokumenty rejestrowe i formalne wnioskodawcy
– dokumenty potwierdzające status MŚP, jeżeli miał znaczenie dla naboru
– oświadczenia złożone na etapie aplikowania
– korespondencja z instytucją przed podpisaniem umowy
– dokumenty potwierdzające kwalifikowalność projektu i wnioskodawcy
Umowa o dofinansowanie i dokumenty programowe
Beneficjent powinien przechowywać pełny komplet dokumentów określających warunki realizacji projektu.
– umowa o dofinansowanie albo decyzja o dofinansowaniu
– wszystkie aneksy do umowy
– aktualny harmonogram rzeczowo-finansowy
– zatwierdzone zmiany w projekcie
– regulamin wyboru projektów
– wytyczne i instrukcje obowiązujące dla projektu
– pisma, zgody i decyzje instytucji
– potwierdzenia korespondencji prowadzonej przez CST2021, ePUAP, e-Doręczenia albo pocztę elektroniczną
Warto zachowywać również wersje dokumentów obowiązujące w dniu złożenia wniosku i podpisania umowy. W czasie kilkuletniej realizacji programu regulaminy i instrukcje mogą być aktualizowane, dlatego dla celów kontroli istotne jest ustalenie, które zasady obowiązywały beneficjenta w konkretnym momencie.
Dokumenty finansowe i księgowe w projekcie
Dokumentacja finansowa jest jednym z najczęściej kontrolowanych obszarów. Powinna pozwalać na jednoznaczne powiązanie wydatku z projektem, budżetem, płatnością i zakresem rzeczowym.
Do archiwum należy włączyć w szczególności:
– faktury, rachunki i inne dokumenty księgowe
– potwierdzenia zapłaty
– wyciągi bankowe
– dokumenty księgowania wydatków
– ewidencję księgową projektu albo wydruki z kont analitycznych
– noty księgowe, korekty faktur i wyjaśnienia
– dokumenty potwierdzające brak podwójnego finansowania
– dokumenty dotyczące podatku VAT, jeżeli VAT był kosztem kwalifikowanym albo niekwalifikowanym
– listy płac, rachunki do umów cywilnoprawnych i deklaracje, jeżeli projekt obejmował koszty personelu
– dokumenty amortyzacyjne, jeżeli rozliczano amortyzację
– dokumenty dotyczące wkładu własnego
W przypadku dokumentów księgowych trzeba dodatkowo uwzględnić przepisy rachunkowe i podatkowe. Ustawa o rachunkowości przewiduje odrębne okresy przechowywania ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych i pozostałych dokumentów, a Ordynacja podatkowa wiąże obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów z okresem przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Praktyczna zasada jest prosta: jeżeli dla tego samego dokumentu obowiązuje kilka terminów przechowywania, należy zastosować najdłuższy z nich.
Dokumenty dotyczące zamówień i wyboru wykonawców
Dokumentacja zakupowa jest jednym z najważniejszych elementów archiwum projektowego. Dotyczy to zarówno postępowań prowadzonych w trybie Prawa zamówień publicznych, jak i zakupów realizowanych zgodnie z zasadą konkurencyjności, rozeznaniem rynku albo wewnętrzną procedurą zakupową.
W zależności od wartości zamówienia i zasad programu należy przechowywać:
– dokumenty szacowania wartości zamówienia
– notatki z rozeznania rynku
– zapytania ofertowe
– potwierdzenia publikacji zapytań
– oferty wykonawców
– pytania i odpowiedzi udzielane wykonawcom
– protokoły z wyboru wykonawcy
– uzasadnienie wyboru oferty
– dokumenty potwierdzające brak konfliktu interesów
– umowy z wykonawcami
– aneksy do umów
– protokoły odbioru
– dokumenty potwierdzające wykonanie dostawy, usługi albo roboty budowlanej
– korespondencję z wykonawcami
Nie należy ograniczać archiwum do samej faktury i protokołu odbioru. Kontrola może badać, czy wydatek został poniesiony w sposób konkurencyjny, przejrzysty, racjonalny i zgodny z budżetem projektu.
Dokumenty potwierdzające wykonanie projektu
Beneficjent powinien przechowywać dowody, że projekt został faktycznie zrealizowany zgodnie z wnioskiem i umową.
W zależności od typu projektu mogą to być:
– protokoły odbioru
– dokumentacja zdjęciowa
– dokumentacja techniczna
– pozwolenia, zgłoszenia i decyzje administracyjne
– certyfikaty, atesty i instrukcje
– karty gwarancyjne
– numery seryjne zakupionych urządzeń
– ewidencja środków trwałych
– dokumenty OT
– raporty z testów lub uruchomienia systemu
– dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników
– dokumenty potwierdzające użytkowanie zakupionych składników majątku
W projektach inwestycyjnych szczególnie istotne jest zachowanie dowodów, że zakupione urządzenia, wyposażenie albo oprogramowanie są wykorzystywane zgodnie z celem projektu. Sam zakup nie zawsze wystarczy do wykazania prawidłowej realizacji.
Dokumenty dotyczące promocji projektu
W projektach finansowanych ze środków UE beneficjent ma zwykle obowiązki informacyjno-promocyjne. Ich zakres zależy od programu, wartości projektu i rodzaju wsparcia.
W archiwum warto przechowywać:
– zdjęcia tablic, plakatów albo naklejek informacyjnych
– zrzuty ekranu ze strony internetowej
– zrzuty ekranu z mediów społecznościowych
– kopie materiałów promocyjnych
– dokumenty potwierdzające oznaczenie zakupionego sprzętu
– korespondencję dotyczącą obowiązków promocyjnych
– dokumenty potwierdzające prawidłowe użycie logotypów i informacji o finansowaniu
Czy dokumenty można przechowywać elektronicznie?
Dokumenty projektowe mogą mieć formę papierową albo elektroniczną, ale kluczowe znaczenie ma ich kompletność, autentyczność, czytelność i dostępność na potrzeby kontroli.
Jeżeli dokument powstał elektronicznie, nie należy opierać się wyłącznie na wydruku. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dokumentów z podpisem zaufanym, korespondencji z systemów teleinformatycznych, potwierdzeń wysyłki, UPO oraz dokumentów składanych przez CST2021.
Dobre archiwum elektroniczne powinno obejmować:
– oryginalne pliki źródłowe
– pliki podpisów elektronicznych, jeżeli występują oddzielnie
– potwierdzenia wysyłki i odbioru
– wersje dokumentów przekazane do instytucji
– logiczną strukturę katalogów
– rejestr dokumentów
– ograniczenie dostępu do dokumentów zawierających dane osobowe lub informacje poufne
W praktyce warto stosować prostą zasadę: dokument ma być możliwy do odnalezienia, otwarcia, zweryfikowania i powiązania z konkretnym wydatkiem albo działaniem projektowym także po kilku latach od zakończenia projektu.
Jak uporządkować archiwum projektu?
Najlepiej stworzyć archiwum według logiki kontroli projektu, a nie wyłącznie według dat. Kontrolujący zwykle oczekuje możliwości szybkiego prześledzenia całej historii danego wydatku lub działania.
Przykładowa struktura archiwum może wyglądać następująco:
– 01_Wniosek_i_umowa
– 02_Aneksy_i_zmiany
– 03_Budzet_i_harmonogram
– 04_Zamowienia_i_wykonawcy
– 05_Faktury_i_platnosci
– 06_Ksiegowosc_i_VAT
– 07_Odbiory_i_realizacja_rzeczowa
– 08_Wskazniki_i_rezultaty
– 09_Promocja_projektu
– 10_Korespondencja_z_instytucja
– 11_Kontrole_i_wyjasnienia
– 12_Trwalosc_projektu
– 13_Pomoc_publiczna_i_de_minimis
Dla większych projektów warto prowadzić rejestr dokumentów. Taki rejestr może zawierać nazwę dokumentu, datę, numer wydatku, kategorię kosztu, lokalizację pliku, formę dokumentu oraz informację, czy dokument był przekazany do instytucji.
Najczęstsze błędy w archiwizacji dokumentów projektowych
Najczęstsze problemy nie wynikają z całkowitego braku dokumentów, ale z braku kompletnej ścieżki dowodowej. Beneficjent posiada fakturę, ale nie ma szacowania wartości zamówienia. Posiada umowę z wykonawcą, ale nie ma ofert. Posiada protokół odbioru, ale nie ma dowodów faktycznego uruchomienia sprzętu. Posiada korespondencję mailową, ale nie zachował załączników.
Najczęstsze błędy to:
– przechowywanie tylko faktur i umowy o dofinansowanie
– brak dokumentów dotyczących wyboru wykonawcy
– brak potwierdzeń płatności
– brak wersji dokumentów podpisanych elektronicznie
– brak dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźników
– brak dokumentacji zdjęciowej
– brak archiwizacji korespondencji z instytucją
– brak uporządkowania dokumentów według wydatków
– usuwanie dokumentów po zakończeniu trwałości projektu
– przechowywanie dokumentów wyłącznie na jednym komputerze
brak procedury dostępu do dokumentów po zmianie pracowników lub księgowości
Archiwizacja dokumentów a kontrola projektu
Kontrola może nastąpić w trakcie realizacji projektu, przy zatwierdzaniu wniosku o płatność, po zakończeniu projektu albo w okresie trwałości. Może mieć formę kontroli dokumentów, kontroli na miejscu, kontroli krzyżowej albo audytu.
W czasie kontroli beneficjent powinien być w stanie przedstawić dokumenty w sposób uporządkowany i spójny. Kluczowe znaczenie ma możliwość wykazania:
– kto podjął decyzję o wydatku
– dlaczego wydatek był potrzebny
– czy wydatek był zgodny z budżetem
– jak wybrano wykonawcę
– czy zakup został faktycznie wykonany
– kiedy nastąpiła płatność
– gdzie znajduje się zakupiony sprzęt lub infrastruktura
– czy projekt osiągnął zakładane wskaźniki
– czy zachowano obowiązki informacyjno-promocyjne
– czy utrzymano trwałość projektu
Dobrze przygotowane archiwum skraca czas kontroli i ogranicza ryzyko chaotycznego kompletowania dokumentów dopiero po otrzymaniu wezwania od instytucji.
Kiedy warto skorzystać ze wsparcia doradcy?
Wsparcie doradcze jest szczególnie przydatne, gdy projekt obejmuje wiele kategorii kosztów, zamówienia, zmiany zakresu rzeczowego, pomoc publiczną, koszty personelu, kilka lokalizacji albo skomplikowane rozliczenie VAT. W takich przypadkach archiwizacja dokumentów projektowych powinna być powiązana z bieżącym zarządzaniem projektem i przygotowaniem do kontroli.
Na stronie dotacje-online.pl można skorzystać z usług doradczych w zakresie dotacji, obejmujących analizę dokumentacji, przygotowanie wniosków, wsparcie w rozliczeniu projektów oraz ocenę ryzyk formalnych i finansowych. Jeżeli projekt jest już realizowany, warto uporządkować archiwum jeszcze przed złożeniem końcowego wniosku o płatność.
Jeżeli planują Państwo ubiegać się o dofinansowanie albo realizują już projekt, warto wcześniej zaplanować nie tylko przygotowanie wniosku, ale również sposób dokumentowania wydatków, wyboru wykonawców i późniejszej archiwizacji.
