Promocja projektu finansowanego z UE – obowiązki informacyjne beneficjenta w perspektywie 2021-2027

Beneficjent projektu współfinansowanego z Funduszy Europejskich ma obowiązek poinformować opinię publiczną oraz uczestników projektu o uzyskanym wsparciu z UE. Obowiązki informacyjne wynikają wprost z art. 50 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 oraz z umowy o dofinansowanie i obejmują m.in. oznakowanie dokumentów i materiałów projektowych zestawem znaków (znak Funduszy Europejskich, znak barw RP, znak Unii Europejskiej), umieszczenie plakatu lub tablicy informacyjnej, prowadzenie informacji o projekcie na stronie internetowej i w mediach społecznościowych oraz przekazanie informacji o dofinansowaniu uczestnikom. Niewypełnienie tych obowiązków może skutkować pomniejszeniem dofinansowania – w przypadku zaniechania podstawowych działań informacyjno-promocyjnych nawet do 3% kwoty przyznanego wsparcia. Poniżej przedstawiamy praktyczny przewodnik po wszystkich obowiązkach informacyjnych beneficjenta w perspektywie 2021-2027.

Podstawa prawna obowiązków informacyjnych beneficjenta

Działania informacyjne i promocyjne beneficjenta nie są kwestią dobrowolną – stanowią integralną część realizacji projektu i podlegają kontroli na równi z pozostałymi zobowiązaniami umownymi. Reguluje je kilka aktów i dokumentów o różnej randze prawnej:

– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. (tzw. rozporządzenie ramowe) – art. 47, art. 50 oraz załącznik IX, określające minimalne wymogi dotyczące widoczności wsparcia z funduszy UE;

– „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji” opracowany przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej – dokument operacyjny doprecyzowujący sposób realizacji obowiązków (obowiązuje aktualizacja z 24 marca 2025 r.);

– Umowa o dofinansowanie projektu – zawiera indywidualne zapisy dotyczące zakresu działań informacyjnych oraz sankcji za ich niewykonanie;

– Wytyczne instytucji zarządzającej programem (np. dla FENG, FEnIKS, FERS, FEPW lub programów regionalnych).

W praktyce oznacza to, że beneficjent musi wypełnić zarówno minimum wynikające z prawa unijnego, jak i bardziej szczegółowe wymogi krajowe i programowe. Pełna treść aktualnego Podręcznika dostępna jest na portalu Funduszy Europejskich.

Od kiedy i do kiedy obowiązują wymogi informacyjno-promocyjne?

Obowiązki informacyjne beneficjenta rozpoczynają się w momencie uzyskania dofinansowania – czyli podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu – i trwają do końca realizacji projektu, a w przypadku projektów objętych okresem trwałości – do końca tego okresu wskazanego w umowie.

Istotne są dwa praktyczne wnioski wynikające z tej zasady:

– Nie ma obowiązku oznaczania „wstecz” dokumentów lub działań przeprowadzonych przed podpisaniem umowy. Dotyczy to także sytuacji, w której projekt rozpoczęto przed uzyskaniem dofinansowania – obowiązek oznakowania powstaje dopiero z chwilą zawarcia umowy.

– Nie wolno stosować zestawienia znaków UE „na zapas”, tj. przed uzyskaniem dofinansowania. Posługiwanie się znakami Funduszy Europejskich w celach promocyjnych przed podpisaniem umowy stanowi nieuprawnione użycie oznaczeń.

Zestawienie znaków – podstawowe oznakowanie projektu

Każdy materiał projektowy – dokument, plakat, tablica, prezentacja, strona internetowa, post w mediach społecznościowych – musi być opatrzony tzw. zestawieniem znaków. Standardowy zestaw obejmuje:

– znak Funduszy Europejskich (z nazwą właściwego programu),

– znak barw Rzeczypospolitej Polskiej,

– znak Unii Europejskiej (z odniesieniem do właściwego funduszu, np. EFRR, EFS+, FST).

W przypadku projektów realizowanych w ramach programów regionalnych do zestawienia dodaje się dodatkowo herb województwa lub jego oficjalne logo promocyjne. Kolejność i proporcje znaków są ściśle określone w Podręczniku – beneficjent nie ma swobody w ich modyfikowaniu, kadrowaniu ani zmianie kolorystyki.

Zasady techniczne stosowania zestawienia znaków

– Znaki muszą być umieszczane w sposób czytelny i nie mogą być przesłaniane przez inne elementy graficzne.

– Tło, na którym umieszczone są znaki, musi zapewniać kontrast (preferowane białe lub jasne tło).

– Wokół zestawienia znaków zachowuje się tzw. obszar ochronny (margines minimalny).

– Dopuszczalne są wersje monochromatyczne wyłącznie w sytuacjach uzasadnionych technicznie (np. tłoczenie, grawer).

Plakat informacyjny – obowiązkowy element promocji

Niezależnie od wartości projektu beneficjent realizujący przedsięwzięcie współfinansowane z UE ma obowiązek umieszczenia w widocznym miejscu plakatu o minimalnym formacie A3 lub równoważnego wyświetlacza elektronicznego z informacją o projekcie. Plakat powinien:

– zawierać zestawienie znaków, tytuł projektu, krótki opis celu projektu oraz informację o dofinansowaniu z UE,

– być umieszczony w miejscu dobrze widocznym dla odbiorców i uczestników projektu (np. przy wejściu do siedziby, w recepcji, w sali szkoleniowej),

– pozostawać eksponowany przez cały okres realizacji projektu.

Wyjątek dotyczy projektów skierowanych do osób w trudnej sytuacji – w sytuacjach, w których ekspozycja plakatu mogłaby narażać uczestników na stygmatyzację (np. ośrodki wsparcia), aktualna wersja Podręcznika z marca 2025 r. dopuszcza odstąpienie od umieszczania plakatu w bezpośrednim otoczeniu odbiorców.

Tablica informacyjna i pamiątkowa – kiedy są obowiązkowe?

Obowiązek umieszczenia tablicy informacyjnej i pamiątkowej dotyczy projektów o określonej charakterystyce i wartości. Zgodnie z art. 50 Rozporządzenia 2021/1060 oraz Podręcznikiem:

– tablica informacyjna jest obowiązkowa w projektach obejmujących prace budowlane, infrastrukturalne, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu, gdy całkowity koszt projektu przekracza 500 tys. EUR,

– tablica pamiątkowa zastępuje tablicę informacyjną po zakończeniu realizacji projektu i pozostaje przez cały okres trwałości,

– minimalny wymiar tablicy informacyjnej i pamiątkowej wynosi 80 × 120 cm (wymiary europalety),

– w przypadku znaczących inwestycji infrastrukturalnych i budowlanych (np. infrastruktura drogowa, kolejowa, telekomunikacyjna, przesyłowa, komunalna) rekomendowana powierzchnia tablicy wynosi co najmniej 6 m² (np. 240 × 120 cm),

– jeżeli projekt obejmuje wyłącznie zakup sprzętu, dopuszczalna jest tablica o wymiarach 80 × 40 cm.

Tablica nie może zawierać dodatkowych elementów graficznych ani logotypów beneficjenta, partnerów czy wykonawców prac. Powinna zostać zamontowana niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji projektu lub instalacji sprzętu, nie później niż w terminie określonym w umowie o dofinansowanie (zwykle dwa miesiące od podpisania umowy).

Strona internetowa i media społecznościowe beneficjenta

Beneficjent posiadający stronę internetową lub konto w mediach społecznościowych ma obowiązek zamieścić tam informację o realizowanym projekcie. Zakres informacji obejmuje:

– tytuł projektu,

– krótki opis celów i planowanych rezultatów,

– wartość projektu i kwotę dofinansowania z Funduszy Europejskich,

– zestawienie znaków graficznych.

Aktualizacja Podręcznika z marca 2024 r. zniosła obowiązek stosowania hasztagów na statycznych stronach internetowych. Hasztagi (#FunduszeUE, #FunduszeEuropejskie oraz hasztag właściwego programu) pozostają natomiast obowiązkowe w mediach społecznościowych. Nieprawidłowo skonstruowany post w social mediach lub brak informacji o projekcie na firmowej stronie WWW to jeden z najczęściej kwestionowanych elementów podczas kontroli.

Informowanie uczestników i odbiorców projektu

Każda osoba uczestnicząca w projekcie (np. szkoleniu, doradztwie, stażu) lub korzystająca z jego efektów musi zostać poinformowana o tym, że projekt jest współfinansowany z Funduszy Europejskich. W praktyce realizuje się to poprzez:

– oznaczenie zestawem znaków wszystkich dokumentów przekazywanych uczestnikom (umowy, zaświadczenia, materiały szkoleniowe, certyfikaty),

– ustną lub pisemną informację o źródle finansowania na początku każdego wydarzenia projektowego,

– oznakowanie sal, w których odbywają się działania projektowe,

– informację o dofinansowaniu na stronie rekrutacyjnej i w formularzach zgłoszeniowych.

Dokumentacja działań informacyjno-promocyjnych

Realizacja obowiązków informacyjnych musi być udokumentowana. Beneficjent powinien gromadzić dowody potwierdzające wykonanie działań, ponieważ to one są przedmiotem oceny podczas kontroli oraz weryfikacji wniosków o płatność. Standardowy zakres dokumentacji obejmuje:

– zdjęcia tablic, plakatów, oznakowanych sal i pomieszczeń (z widoczną datą lub w kontekście pozwalającym ją ustalić),

– zrzuty ekranu strony internetowej i postów w mediach społecznościowych,

– kopie oznakowanych dokumentów (przykładowe umowy, certyfikaty, listy obecności),

– materiały prasowe, publikacje, nagrania, jeśli były realizowane,

– archiwum plików graficznych wykorzystanych w komunikacji.

Dokumentacja musi być przechowywana przez cały okres realizacji projektu i okres trwałości, zgodnie z wymogami przechowywania dokumentów wskazanymi w umowie o dofinansowanie.

Konsekwencje niewypełnienia obowiązków informacyjnych

Niewypełnienie obowiązków informacyjno-promocyjnych nie jest traktowane jako uchybienie formalne, lecz jako naruszenie umowy o dofinansowanie. Procedura w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przebiega zwykle dwuetapowo:

– W pierwszej kolejności instytucja zarządzająca lub pośrednicząca wzywa beneficjenta do podjęcia działań zaradczych w wyznaczonym terminie (uzupełnienie oznaczeń, opublikowanie informacji, zamontowanie brakującej tablicy).

– W przypadku braku reakcji lub powtarzających się naruszeń stosowane jest pomniejszenie dofinansowania. W odniesieniu do podstawowych obowiązków informacyjnych pomniejszenie może wynieść do 3% kwoty dofinansowania, a w skrajnych przypadkach, przy uchybieniach kwalifikowanych jako istotne, sankcja może być wyższa zgodnie z taryfikatorem stosowanym przez instytucję zarządzającą.

Z punktu widzenia zarządzania ryzykiem w projekcie warto pamiętać, że nawet 1% pomniejszenia w projekcie o wartości kilku milionów złotych oznacza wymierną stratę finansową. Profesjonalne usługi doradcze w zakresie dotacji obejmują również wsparcie w zakresie spełnienia obowiązków informacyjnych, ponieważ błędy w tym obszarze pojawiają się relatywnie często i są łatwe do uniknięcia przy odpowiednim przygotowaniu.

Najczęstsze błędy beneficjentów w zakresie promocji projektu

Z doświadczenia konsultantów wynika, że błędy w obszarze informacji i promocji powtarzają się niezależnie od programu i wielkości beneficjenta. Do najczęściej spotykanych należą:

– stosowanie nieaktualnych logotypów lub zestawień znaków z poprzedniej perspektywy finansowej (2014-2020),

– modyfikowanie proporcji, kolorystyki lub kompozycji znaków,

– brak zestawienia znaków w stopce dokumentów projektowych (umowy z personelem, faktury, listy obecności),

– brak plakatu informacyjnego w siedzibie beneficjenta lub umieszczenie go w miejscu niedostępnym dla odbiorców,

– brak informacji o projekcie na stronie internetowej beneficjenta lub umieszczenie jej w miejscu trudno dostępnym dla użytkownika,

– brak hasztagów w postach w mediach społecznościowych dotyczących projektu,

– montaż tablicy informacyjnej z opóźnieniem przekraczającym terminy określone w Podręczniku,

– niedostateczna dokumentacja fotograficzna działań informacyjnych.

Planowanie działań informacyjnych już na etapie wniosku o dofinansowanie

Skuteczna realizacja obowiązków informacyjnych zaczyna się przed podpisaniem umowy. Już na etapie wniosku o dofinansowanie warto:

– zaplanować budżet na działania informacyjne (tablice, plakaty, materiały graficzne),

– przewidzieć osobę odpowiedzialną za realizację działań informacyjno-promocyjnych w zespole projektowym,

– uwzględnić działania ponadobowiązkowe (np. konferencje, publikacje, kampanie online), jeżeli mogą wpłynąć na ocenę punktową wniosku,

– sprawdzić, czy specyfika projektu nie wymaga dodatkowych form promocji wskazanych w regulaminie naboru.

W przypadku wątpliwości dotyczących zakresu obowiązków informacyjnych w konkretnym programie lub naborze rekomendujemy kontakt z ekspertem, który pomoże dostosować plan działań do wymogów instytucji zarządzającej.

Aktualne źródła informacji i wzory dokumentów

Beneficjent powinien korzystać wyłącznie z oficjalnych źródeł zawierających aktualne wersje dokumentów programowych i pakietów graficznych. Najważniejsze z nich to:

– portal www.funduszeeuropejskie.gov.pl – sekcja „Promocja Funduszy Europejskich” zawiera aktualną wersję Podręcznika, wzory tablic, plakatów oraz pliki graficzne ze znakami,

– strony internetowe poszczególnych instytucji zarządzających programami krajowymi (PARP, BGK, NCBR, ARiMR) oraz programami regionalnymi,

– portal Mapy Dotacji UE – w niektórych programach jego adres jest obowiązkowym elementem tablicy informacyjnej.

Przed wydrukiem tablicy, projektem plakatu lub publikacją materiału promocyjnego warto każdorazowo zweryfikować, czy korzystamy z najnowszej wersji Podręcznika – dokument jest okresowo aktualizowany (ostatnia aktualizacja: 24 marca 2025 r.).

Podsumowanie – obowiązki informacyjne w projekcie UE w pigułce

Wypełnienie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie współfinansowanym z Funduszy Europejskich nie jest skomplikowane, jeżeli zostanie zaplanowane systematycznie. Kluczowe punkty, o których powinien pamiętać każdy beneficjent, to:

– obowiązki wynikają z umowy o dofinansowanie i Podręcznika MFiPR, a ich naruszenie może skutkować pomniejszeniem dofinansowania,

– działania informacyjne należy realizować od podpisania umowy do końca okresu trwałości projektu,

– minimum obejmuje: zestawienie znaków, plakat informacyjny, informację na stronie WWW i w social mediach, informowanie uczestników,

– tablica informacyjna i pamiątkowa są obowiązkowe przy projektach infrastrukturalnych i inwestycyjnych powyżej 500 tys. EUR,

– każde działanie informacyjne należy udokumentować i przechowywać dokumentację przez cały okres realizacji oraz trwałości projektu.

Jeżeli planują Państwo ubiegać się o dofinansowanie lub realizują Państwo projekt i mają wątpliwości co do zakresu obowiązków informacyjnych, warto wcześniej zweryfikować wymogi programu oraz aktualne wytyczne instytucji zarządzającej.