Korekty za naruszenie regulaminu i umowy o dofinansowanie – taryfikator i praktyczne przykłady
Korekty za naruszenie regulaminu i umowy o dofinansowanie mogą prowadzić do pomniejszenia przyznanego wsparcia, uznania części wydatków za niekwalifikowalne albo obowiązku zwrotu środków. Rodzaj sankcji, jej wysokość oraz podstawa naliczenia zależą przede wszystkim od programu, regulaminu naboru, umowy o dofinansowanie i załączników do tej umowy.
W praktyce oznacza to, że podobne uchybienie może skutkować pomniejszeniem liczonym od całej kwoty grantu, od kosztów pośrednich, od konkretnego wydatku albo od części wydatków objętych nieprawidłowością. Dlatego przed rozpoczęciem projektu należy przeanalizować nie tylko wniosek o dofinansowanie, ale również wszystkie obowiązki wynikające z dokumentacji programu.
Czym są korekty za naruszenie umowy o dofinansowanie?
Korekta finansowa jest mechanizmem służącym ochronie środków publicznych w sytuacji, gdy projekt jest realizowany niezgodnie z przepisami, regulaminem naboru, zatwierdzonym wnioskiem albo umową o dofinansowanie.
W dokumentacji poszczególnych programów mogą być stosowane różne określenia, między innymi:
– korekta finansowa,
– pomniejszenie dofinansowania,
– pomniejszenie kwoty grantu,
– uznanie wydatku za niekwalifikowalny,
– obniżenie kosztów pośrednich,
– zwrot dofinansowania,
– odzyskanie środków wraz z odsetkami.
Nie są to pojęcia całkowicie tożsame. Ich skutki finansowe mogą być jednak podobne – beneficjent otrzymuje mniejszą kwotę niż zakładano albo musi zwrócić część wcześniej wypłaconych środków.
Korekta może dotyczyć zarówno konkretnych wydatków, jak i obowiązków organizacyjnych niezwiązanych bezpośrednio z zakupem. Przykładem są błędy w sprawozdaniach, brak realizacji zaleceń pokontrolnych, nieprawidłowe zarządzanie projektem lub niedochowanie obowiązków informacyjnych i promocyjnych.
Czy istnieje jeden unijny taryfikator korekt?
Nie istnieje jeden taryfikator określający stawki za każde możliwe naruszenie regulaminu lub umowy o dofinansowanie we wszystkich programach unijnych.
Na poziomie Unii Europejskiej określone są między innymi ogólne obowiązki beneficjentów dotyczące informowania o wsparciu, oznaczania materiałów, publikowania opisu projektu oraz stosowania plakatów lub tablic. Zgodnie z art. 50 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2021/1060 brak wykonania obowiązków w zakresie widoczności i komunikacji, połączony z brakiem działań zaradczych, może prowadzić do anulowania do 3% wsparcia z funduszy na daną operację. Instytucja powinna przy tym uwzględnić zasadę proporcjonalności.
Rozporządzenie unijne nie określa jednak, że brak plakatu zawsze oznacza korektę 0,25%, a brak informacji na stronie internetowej zawsze prowadzi do pomniejszenia o 0,5%. Takie szczegółowe stawki są ustalane w dokumentacji poszczególnych programów.
Oznacza to, że należy rozróżnić:
– ogólne obowiązki wynikające z przepisów unijnych i krajowych,
– szczegółowy sposób wykonania obowiązków wskazany w dokumentacji programu,
– konkretne stawki korekt określone w umowie lub jej załącznikach.
Przykładowy taryfikator korekt za naruszenie regulaminu i umowy
Przykładem programu, w którym przygotowano szczegółowy taryfikator, jest projekt grantowy PFRON „Dostępna stomatologia”, realizowany w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027.
W dokumentacji tego projektu załącznik nr 6 do wzoru umowy o powierzenie grantu określa pomniejszenia za niedochowanie obowiązków wynikających z regulaminu, umowy oraz zasad informacji i promocji. Maksymalna łączna wielkość pomniejszenia za wszystkie wymienione uchybienia nie może przekroczyć 6% kwoty grantu.
Pełna dokumentacja wraz z taryfikatorem została opublikowana na stronie PFRON dotyczącej projektu „Dostępna stomatologia”.
Nieprawidłowe zarządzanie przedsięwzięciem – 3%
Pomniejszenie może zostać zastosowane, jeżeli przedsięwzięcie grantowe jest realizowane nieprawidłowo, a po stronie grantobiorcy stwierdzono liczne uchybienia o kluczowym charakterze w zakresie zarządzania projektem.
Nie powinno to być utożsamiane z pojedynczą pomyłką administracyjną. Z treści taryfikatora wynika, że chodzi o naruszenia mające szerszy i istotny charakter, wpływające na prawidłowość realizacji przedsięwzięcia.
Przykładowe ryzyka mogą obejmować:
– realizowanie projektu niezgodnie z zatwierdzonym zakresem,
– brak skutecznego nadzoru nad wydatkami i terminami,
– powtarzające się naruszenia postanowień umowy,
– brak podziału odpowiedzialności w zespole projektowym,
– niewłaściwe dokumentowanie realizowanych działań.
Brak wdrożenia zaleceń pokontrolnych – 2,5%
Kolejne pomniejszenie dotyczy niewdrożenia w wyznaczonym terminie zaleceń wynikających z kontroli lub wizyty monitoringowej.
Wskazana sankcja odnosi się do zaleceń o kluczowym lub istotnym znaczeniu, które nie dotyczą bezpośrednio zwrotu wydatków niekwalifikowalnych. W praktyce może chodzić na przykład o konieczność uzupełnienia dokumentacji, poprawienia procedury, wdrożenia właściwego sposobu ewidencji albo zapewnienia zgodności realizacji projektu z umową.
Samo przeprowadzenie kontroli nie oznacza automatycznie korekty. Ryzyko powstaje przede wszystkim wtedy, gdy beneficjent otrzymał konkretne zalecenia, znał termin ich realizacji, a mimo to nie podjął wymaganych działań.
Powtarzające się błędy w sprawozdaniach – 3%
Pomniejszenie może zostać zastosowane również wtedy, gdy grantobiorca wielokrotnie przedstawia sprawozdania częściowe niskiej jakości, przekazuje niekompletne dokumenty źródłowe albo składa dokumentację po terminie.
Szczególne znaczenie ma powtarzalność uchybień. Jednorazowa omyłka poprawiona po wezwaniu powinna być oceniana inaczej niż systematyczne przesyłanie dokumentów z tymi samymi błędami.
Ryzyko korekty wzrasta, gdy beneficjent:
– nie reaguje na wcześniejsze uwagi instytucji,
– nie stosuje aktualnych wzorów dokumentów,
– przedstawia dane niespójne z dokumentacją księgową,
– nie załącza wymaganych potwierdzeń,
– przekracza terminy wynikające z umowy,
– ponownie składa dokumenty zawierające wcześniej wskazane błędy.
Brak informacji o projekcie na stronie internetowej – 0,5%
Jeżeli beneficjent posiada stronę internetową, może zostać zobowiązany do zamieszczenia na niej opisu przedsięwzięcia.
Zakres opisu może obejmować między innymi:
– tytuł projektu,
– informację o otrzymaniu wsparcia z Unii Europejskiej,
– cel i planowane działania,
– grupę docelową,
– zakładane efekty i rezultaty,
– wartość projektu,
– wysokość wkładu Funduszy Europejskich i budżetu państwa,
– wymagany zestaw znaków graficznych.
Brak opisu albo pominięcie informacji o finansowaniu ze środków Unii Europejskiej może skutkować pomniejszeniem kwoty grantu o 0,5%.
Brak informacji w mediach społecznościowych – 0,5%
Analogiczny obowiązek może dotyczyć oficjalnych profili beneficjenta w mediach społecznościowych, jeżeli podmiot takie profile posiada.
Warto pamiętać, że obowiązek nie zawsze sprowadza się do jednorazowej publikacji dowolnej informacji. Treść powinna odpowiadać warunkom określonym w umowie i dokumentacji programu.
Beneficjent powinien zachować dowody wykonania obowiązku, na przykład:
– zrzut ekranu publikacji,
– link do wpisu,
– datę publikacji,
– plik zawierający opublikowaną treść,
– dokumentację zastosowanych znaków.
Brak oznakowania materiałów, dokumentów lub sprzętu – 0,25%
W analizowanym taryfikatorze pomniejszenie w wysokości 0,25% może zostać zastosowane w przypadku braku wymaganych znaków na działaniach, dokumentach, materiałach, produktach, sprzęcie lub aparaturze związanych z projektem.
W zależności od warunków programu wymagane może być stosowanie:
– znaku Funduszy Europejskich,
– znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej,
– symbolu Unii Europejskiej,
– informacji „Dofinansowane przez Unię Europejską”,
– trwałych naklejek na zakupionym sprzęcie.
Przed zamówieniem materiałów lub naklejek należy korzystać z aktualnych wzorów udostępnionych przez właściwą instytucję. Samodzielne modyfikowanie proporcji, kolorów albo układu znaków może zostać uznane za nieprawidłowe wykonanie obowiązku.
Brak plakatu lub elektronicznego wyświetlacza – 0,25%
– Pomniejszenie może zostać nałożone również za:
– brak plakatu o minimalnym formacie A3,
– brak elektronicznego wyświetlacza, jeżeli został wybrany zamiast plakatu,
– zastosowanie nieprawidłowego wzoru,
– umieszczenie plakatu w miejscu niewidocznym albo mało widocznym dla społeczeństwa.
W praktyce plakat powinien być umieszczony w miejscu dostępnym dla odbiorców, na przykład przy wejściu, w recepcji albo w ogólnodostępnej części siedziby. Umieszczenie go w zamkniętym pomieszczeniu administracyjnym może nie spełniać warunku widoczności.
Jak oblicza się wysokość pomniejszenia?
Podstawą obliczenia może być cała kwota grantu, kwota dofinansowania, wartość wydatku albo koszty pośrednie. Zawsze należy sprawdzić dokładne brzmienie taryfikatora.
Załóżmy, że przedsiębiorca albo placówka otrzymali grant w wysokości 500 000 zł, a umowa przewiduje naliczanie pomniejszenia od całej kwoty grantu.
Przykładowe wartości wyniosą:
– 3% kwoty grantu – 15 000 zł,
– 2,5% kwoty grantu – 12 500 zł,
– 0,5% kwoty grantu – 2 500 zł,
– 0,25% kwoty grantu – 1 250 zł,
– maksymalny limit 6% – 30 000 zł.
Jeżeli stwierdzono nieprawidłowe zarządzanie wycenione na 3%, brak informacji na stronie internetowej wyceniony na 0,5% oraz brak plakatu wyceniony na 0,25%, suma pomniejszeń wyniesie 3,75%, czyli 18 750 zł.
Jeżeli suma stawek za wszystkie stwierdzone uchybienia wyniosłaby 8%, a taryfikator ustanawia maksymalny limit 6%, pomniejszenie powinno zostać ograniczone do 30 000 zł.
Dlaczego trzeba sprawdzać podstawę naliczenia korekty?
Ten sam procent nie zawsze oznacza taką samą kwotę.
W aktualnych wzorach umów stosowanych przez PARP w projektach FERS korekty za określone naruszenia w zakresie zarządzania projektem mogą być obliczane od kosztów pośrednich, a nie od całej kwoty dofinansowania. Przykładowo nieprawidłowe zarządzanie projektem lub niewdrożenie istotnych zaleceń pokontrolnych może prowadzić do uznania za niekwalifikowalne 5% kosztów pośrednich. Powtarzające się problemy z wnioskiem o płatność mogą natomiast skutkować korektą 2% albo 4% kosztów pośrednich, zależnie od okoliczności określonych w umowie. Szczegółowe rozwiązania można sprawdzić w aktualnym wzorze umowy PARP dla projektu FERS.
Przykład:
– wartość projektu – 500 000 zł,
– koszty pośrednie – 50 000 zł,
– korekta – 5% kosztów pośrednich.
Wysokość pomniejszenia wyniesie w takim przypadku 2 500 zł, a nie 25 000 zł. Różnica wynika wyłącznie z odmiennej podstawy naliczenia.
Czy stawki 0,25% i 0,5% są standardem?
Stawki 0,25% i 0,5% za naruszenia obowiązków promocyjnych występują w dokumentacji wielu programów, dlatego można je uznać za często stosowany model kontraktowy.
Nie są one jednak jednolitym i bezpośrednio obowiązującym taryfikatorem unijnym. Każdy beneficjent powinien sprawdzić stawki w dokumentacji własnego naboru.
Jako powszechne można wskazać przede wszystkim same rodzaje obowiązków:
– zamieszczenie informacji na stronie internetowej,
– publikacja informacji w mediach społecznościowych,
– stosowanie właściwych znaków,
– oznaczenie materiałów i dokumentów,
– oznakowanie zakupionego sprzętu,
– umieszczenie plakatu, tablicy lub elektronicznego wyświetlacza.
Programowy charakter mają natomiast:
– dokładna wartość procentowa korekty,
– podstawa jej naliczenia,
– maksymalny limit pomniejszeń,
– sposób sumowania naruszeń,
– możliwość odstąpienia od pomniejszenia,
– termin i zakres działań naprawczych.
Czy każda pomyłka oznacza korektę finansową?
Nie każda pomyłka powinna automatycznie prowadzić do pomniejszenia dofinansowania. Znaczenie mają między innymi charakter naruszenia, jego skala, powtarzalność, wpływ na realizację projektu oraz możliwość usunięcia uchybienia.
W przypadku obowiązków informacyjnych przepisy unijne wskazują na konieczność uwzględnienia zasady proporcjonalności oraz działań zaradczych. Jeżeli beneficjent szybko uzupełni brakujący opis projektu, poprawi oznaczenie albo umieści właściwy plakat, może to mieć istotne znaczenie dla dalszego postępowania.
Nie oznacza to jednak, że każde uchybienie można usunąć bez konsekwencji. Należy sprawdzić, czy:
– umowa przewiduje wezwanie do wykonania działań naprawczych,
– uchybienie jest możliwe do usunięcia,
– korekta została przewidziana już za samo wystąpienie naruszenia,
– instytucja wyznaczyła termin na poprawę,
– beneficjent wcześniej otrzymywał podobne uwagi,
– naruszenie wpłynęło na prawidłowość wydatkowania środków.
Jak postępować po otrzymaniu informacji o możliwej korekcie?
Pierwszym krokiem nie powinno być automatyczne zaakceptowanie wskazanej kwoty ani ograniczenie się do ogólnego wyjaśnienia. Należy przeprowadzić analizę dokumentacji i ustalonego stanu faktycznego.
Sprawdzenie podstawy prawnej i umownej
Instytucja powinna wskazać, z jakiego postanowienia regulaminu, umowy lub taryfikatora wynika planowane pomniejszenie.
Należy ustalić:
– jaki obowiązek został naruszony,
– jaki dokument ustanawia ten obowiązek,
– jaka stawka ma zastosowanie,
– od jakiej wartości jest obliczana,
– czy obowiązuje limit łącznych pomniejszeń,
– czy możliwe jest zastosowanie działań naprawczych.
Weryfikacja stanu faktycznego
Beneficjent powinien porównać ustalenia instytucji z dokumentacją projektu. Może się okazać, że obowiązek został wykonany, ale dowód nie został wcześniej przedstawiony albo znajduje się w innym zbiorze dokumentów.
Dowodami mogą być między innymi:
– korespondencja elektroniczna,
– potwierdzenia przesłania dokumentów,
– wersje sprawozdań,
– protokoły odbioru,
– zrzuty ekranów,
– fotografie oznakowania,
– rejestry zmian,
– notatki służbowe,
– potwierdzenia wdrożenia zaleceń.
Ocena proporcjonalności pomniejszenia
Warto sprawdzić, czy instytucja uwzględniła skalę i skutki naruszenia. Inaczej należy oceniać całkowity brak realizacji obowiązku, a inaczej częściowe lub krótkotrwałe uchybienie usunięte po otrzymaniu wezwania.
Przedstawienie działań naprawczych
Odpowiedź powinna wskazywać nie tylko argumenty dotyczące przeszłości, ale również działania zapobiegające ponownemu wystąpieniu błędu.
Może to obejmować:
– uzupełnienie brakującej informacji,
– poprawienie oznakowania,
– aktualizację procedury,
– wyznaczenie osoby odpowiedzialnej,
– wprowadzenie dodatkowej kontroli dokumentów,
– wdrożenie harmonogramu sprawozdawczego,
– przeprowadzenie wewnętrznego przeglądu projektu.
Jak ograniczyć ryzyko korekt w projekcie?
Najskuteczniejszym sposobem ograniczenia ryzyka jest przekształcenie zapisów umowy w konkretne procedury operacyjne.
Przygotowanie rejestru obowiązków
Po podpisaniu umowy warto sporządzić zestawienie obejmujące:
– nazwę obowiązku,
– podstawę wynikającą z umowy,
– termin wykonania,
– osobę odpowiedzialną,
– wymagany dokument potwierdzający,
– potencjalną sankcję,
– status realizacji.
Rejestr powinien obejmować nie tylko wydatki, ale również sprawozdawczość, promocję, wskaźniki, archiwizację, kontrole, trwałość projektu i zasady dokonywania zmian.
Wprowadzenie kontroli dokumentów przed wysłaniem
Każde sprawozdanie lub wniosek o płatność powinny zostać sprawdzone przed przekazaniem instytucji.
Kontrola powinna obejmować:
– kompletność załączników,
– zgodność danych finansowych,
– spójność z harmonogramem,
– poprawność opisu postępu rzeczowego,
– zgodność z wcześniejszą korespondencją,
wykorzystanie aktualnych wzorów dokumentów.
Dokumentowanie wykonania obowiązków promocyjnych
Beneficjent powinien stworzyć osobny folder zawierający dowody realizacji obowiązków informacyjnych.
Warto zachować:
– wersję opisu opublikowanego na stronie,
– zrzuty ekranu strony i mediów społecznościowych,
– zdjęcia plakatu,
– fotografie naklejek na sprzęcie,
– wzory materiałów i dokumentów,
– daty publikacji i oznakowania.
Monitorowanie zaleceń pokontrolnych
Każde zalecenie powinno zostać zapisane wraz z terminem realizacji oraz osobą odpowiedzialną. Samo wykonanie zalecenia nie wystarczy, jeżeli beneficjent nie potrafi tego wykazać.
Należy zachować dokumenty potwierdzające:
– sposób wykonania zalecenia,
– datę wdrożenia,
– zakres wprowadzonej zmiany,
– przekazanie odpowiedzi do instytucji,
– akceptację albo zamknięcie zalecenia.
Podsumowanie
Korekty za naruszenie regulaminu i umowy o dofinansowanie nie ograniczają się do błędów w zamówieniach lub rozliczaniu faktur. Pomniejszenie wsparcia może wynikać również z nieprawidłowego zarządzania projektem, braku reakcji na zalecenia pokontrolne, powtarzających się błędów w sprawozdaniach oraz niedochowania obowiązków informacyjnych i promocyjnych.
Przedstawione stawki 3%, 2,5%, 0,5% i 0,25% stanowią przykład zastosowany w konkretnej umowie grantowej. Nie są uniwersalnym taryfikatorem dla wszystkich projektów unijnych. Każdorazowo należy sprawdzić zarówno wysokość korekty, jak i podstawę jej naliczenia.
Jeżeli planują Państwo realizację projektu albo otrzymali informację o możliwym pomniejszeniu dofinansowania, zasadne jest przeanalizowanie umowy, taryfikatora i dokumentacji potwierdzającej wykonanie obowiązków. W tym zakresie można skorzystać z usług doradczych w zakresie dotacji lub nawiązać kontakt z ekspertem.
Osoby poszukujące nowych możliwości finansowania mogą również skorzystać z bezpłatnego narzędzia sprawdź dostępne dotacje oraz z wyszukiwarki dotacji i bazy wiedzy.
