OD KONCEPCJI PROJEKTU DO KOMPLETNEGO WNIOSKU O DOFINANSOWANIE
Przygotowanie wniosków o dofinansowanie
Przygotowujemy wnioski o dotacje i inne formy dofinansowania: opracowujemy uzasadnienie projektu, budżet, harmonogram, wskaźniki oraz wymagane załączniki. Każdy element dokumentacji odnosimy do regulaminu i kryteriów konkretnego naboru.
Możesz zlecić pełne opracowanie wniosku, niezależny przegląd gotowej dokumentacji albo pomoc w odpowiedzi na wezwanie instytucji. Zakres prac i odpowiedzialność stron ustalamy przed rozpoczęciem współpracy.
Dokumentacja i załączniki
Budżet, wskaźniki i kryteria
Przegląd i uzupełnienia wniosku
Wstępne zapytanie służy przygotowaniu oferty. Szczegółowa analiza i opracowanie dokumentacji są usługami odpłatnymi; terminy i zakres wsparcia określa uzgodniona umowa.
WSTĘPNA DIAGNOZA ZAKRESU USŁUGI
Jakiego wsparcia potrzebujesz?
Odpowiedz na pięć pytań. Otrzymasz rekomendowany zakres usługi oraz listę spraw do wyjaśnienia przed wyceną.
Rekomendacja pojawi się po udzieleniu wszystkich odpowiedzi.
DOBÓR WŁAŚCIWEJ USŁUGI
Kiedy warto zlecić przygotowanie wniosku?
Najlepszym momentem rozpoczęcia prac jest etap, na którym znasz wybrany nabór i potrafisz opisać przedsięwzięcie. Jeśli jeszcze szukasz źródła finansowania, właściwym pierwszym krokiem jest odrębna analiza możliwości.
Nie mam jeszcze wybranego programu
Najpierw sprawdź programy odpowiednie dla podmiotu, lokalizacji i planowanej inwestycji. W ten sposób unikniesz przygotowywania dokumentacji do naboru, który nie odpowiada projektowi.
- Mapa Dotacji – nabory według lokalizacji, rodzaju wnioskodawcy i formy wsparcia
- Obszary dofinansowania – instrumenty i warunki dla firm w podziale na obszary
- Baza Wiedzy – artykuły merytoryczne i omówienia programów
- Analiza i dobór dofinansowania – odpłatne wsparcie, gdy sam nie znajdziesz naboru
Znam nabór i chcę przygotować dokumentację
Prześlij regulamin lub numer naboru, informacje o podmiocie oraz opis projektu. Po weryfikacji zakresu ustalimy odpowiedzialność za poszczególne dokumenty, termin i cenę usługi.
- Analiza regulaminu, kryteriów i wzoru wniosku
- Budżet projektu zgodny z zasadami kwalifikowalności wydatków
- Część opisowa, wskaźniki, harmonogram i załączniki
- Wsparcie przy złożeniu wniosku i odpowiedziach na wezwania, zgodnie z umową
CO OBEJMUJE OPRACOWANIE WNIOSKU
Od opisu projektu po komplet dokumentacji aplikacyjnej
Dobrze przygotowany wniosek nie jest samym formularzem. To spójny projekt, którego opis, budżet, wskaźniki, załączniki i harmonogram odpowiadają wymaganiom konkretnego konkursu.
Opis i logika projektu
Uzasadnienie potrzeby, cele, grupy docelowe, zadania, rezultaty i odpowiedź na kryteria merytoryczne.
Budżet i harmonogram
Kwalifikacja kosztów, przyporządkowanie wydatków do zadań, uzasadnienie cen i realistyczny plan realizacji.
Wskaźniki i załączniki
Logika wskaźników, źródła ich weryfikacji, wymagane oświadczenia oraz uzgodnione analizy, np. biznesplan i analiza finansowa.
Weryfikacja i złożenie
Kontrola spójności pakietu dokumentów, wsparcie pracy w systemie naboru i odpowiedzi na wezwania, jeśli są objęte umową.
| Kryterium | Pełne przygotowanie wniosku | Audyt gotowego wniosku | Odpowiedź na wezwanie |
|---|---|---|---|
| Kiedy | Wybrany nabór, rozpoznane założenia projektu i czas na opracowanie | Gotowy projekt dokumentacji przed wysyłką | Wezwanie od instytucji i termin udzielenia odpowiedzi |
| Co dostarcza klient | Dane o podmiocie, opis projektu, oferty, dokumenty finansowe i formalne | Wniosek roboczy, budżet, załączniki i dokumentację naboru | Wezwanie, złożony wniosek i dokumenty objęte zakresem wezwania |
| Rezultat | Uzgodniony pakiet dokumentów gotowy do autoryzacji i przekazania w systemie naboru | Raport błędów, niespójności i rekomendacji zmian | Projekt odpowiedzi i poprawiona dokumentacja w granicach wezwania |
Ważne: szczegółowy zakres współpracy określa umowa. Dokładamy wszelkich starań, aby przygotowana dokumentacja spełniała wymagania danego naboru i odpowiadała kryteriom oceny. Ostateczna decyzja o przyznaniu dofinansowania należy do właściwej instytucji.
DOŚWIADCZENIE W RÓŻNYCH OBSZARACH FINANSOWANIA
Jakich projektów może dotyczyć opracowanie wniosku?
Obsługiwane projekty mogą dotyczyć wielu branż i rodzajów wnioskodawców. Programy różnią się strukturą wniosku, katalogiem załączników i kryteriami, dlatego dokumentację przygotowujemy zawsze pod konkretny nabór.
Start i rozwój firmy
Środki na podjęcie działalności z urzędów pracy, wsparcie LGD w ramach PS WPR, inwestycje rozwojowe MŚP w programach regionalnych. Zobacz obszar.
Innowacje i prace B+R
Projekty badawczo-rozwojowe i wdrożenia wyników B+R w Ścieżce SMART (FENG) oraz w programach regionalnych; wymagana innowacyjność określona w naborze. Zobacz obszar.
Cyfryzacja i automatyzacja
Transformacja cyfrowa MŚP produkcyjnych w Dig.IT (FENG, ARP), specjalistyczne rozwiązania cyfrowe w programach regionalnych. Zobacz obszar.
Energia i gospodarka obiegu zamkniętego
Efektywność energetyczna i OZE na potrzeby własne (Kredyt ekologiczny BGK, FEnIKS, programy regionalne), GOZ w MŚP w Polsce Wschodniej. Zobacz obszar.
Podmioty lecznicze, samorządy i organizacje
Granty FEnIKS dla podstawowej opieki zdrowotnej, programy dostępności, projekty infrastrukturalne i społeczne w programach krajowych i regionalnych, w tym EFS+. Omówienia w Bazie Wiedzy.
Aktualne i planowane nabory w tych obszarach sprawdzisz na Mapie Dotacji. Strona usługowa nie zastępuje katalogu naborów.
JAKOŚĆ I BEZPIECZEŃSTWO DOKUMENTACJI
Co najczęściej przesądza o jakości wniosku?
Ocena projektu wynika z dokumentacji i kryteriów konkursu. Nawet dobry pomysł może stracić punkty z powodu niespójności budżetu, nieweryfikowalnych wskaźników lub brakujących załączników.
Spełnienie kryteriów dostępu
Przed opracowaniem opisu sprawdzamy warunki formalne, w tym status podmiotu, ograniczenia branżowe i zasady pomocy publicznej.
Spójny opis przedsięwzięcia
Uzasadnienie potrzeby, cel, zadania i rezultaty powinny tworzyć logiczną całość, odpowiadającą kryteriom konkursu.
Mierzalne wskaźniki
Wartości bazowe i docelowe, sposób pomiaru i dokumenty potwierdzające osiągnięcie rezultatów.
Kwalifikowalność wydatków
Koszty muszą odpowiadać katalogowi wydatków, być uzasadnione i właściwie przypisane do zadań; sprawdzamy także VAT i formę pomocy.
Kompletność załączników
Lista oświadczeń, załączników finansowych, dokumentów własnościowych i pozwoleń zależy od regulaminu i rodzaju projektu.
Terminy i formalna autoryzacja
Zapewniamy harmonogram prac i kontrolę wersji dokumentów. Podpisy i autoryzację w systemie wykonują właściwie umocowane osoby.
Zweryfikuj moment rozpoczęcia projektu. Przy pomocy wymagającej efektu zachęty rozpoczęcie prac przed złożeniem wniosku o pomoc może wykluczyć dofinansowanie. Dla innych instrumentów zasady bywają odmienne. Wiążące zamówienia, podpisane umowy i prace przygotowawcze należy oceniać indywidualnie.
Uzupełnienie wniosku nie oznacza dowolnej zmiany projektu. Zgodnie z art. 55 ustawy wdrożeniowej poprawy dokonuje się w zakresie wezwania i zgodnie z regulaminem; termin z wezwania liczy się od dnia następnego po jego elektronicznym przekazaniu.
JAK PRZEBIEGA WSPÓŁPRACA
Jak przebiega przygotowanie dokumentacji?
Dzielimy prace na trzy czytelne etapy. Harmonogram, sposób zatwierdzania materiałów i podział obowiązków określamy w ofercie lub umowie.
01
Weryfikacja dokumentów i plan pracy
Przeglądamy regulamin, kryteria i posiadane materiały. Ustalamy brakujące dokumenty, zakres usługi, harmonogram i cenę.
02
Przygotowanie dokumentacji
Tworzymy opis projektu, budżet, harmonogram i uzgodnione załączniki. Klient zatwierdza dane i dostarcza dokumenty wymagające podpisów.
03
Złożenie i ewentualne uzupełnienia
Pomagamy przygotować pakiet do wysyłki; autoryzacji dokonuje uprawniona osoba. Przygotowujemy odpowiedzi na wezwania, jeżeli obejmuje je umowa.
CO JEST POTRZEBNE DO WYCENY
Jak przygotować zapytanie o wycenę wniosku?
Na początku potrzebujemy podstawowych informacji o projekcie, nie kompletu dokumentacji. Na ich podstawie możemy określić, jakie prace są potrzebne i czy przy danym terminie realizacja jest możliwa.
- Rodzaj i zakres inwestycji: co ma zostać zrealizowane i jakie wydatki obejmuje.
- Lokalizacja przedsięwzięcia: województwo, gmina, obszar wiejski lub miejski.
- Status wnioskodawcy: forma prawna, wielkość, powiązania, otrzymana pomoc de minimis.
- Planowany harmonogram działań: kiedy inwestycja ma się rozpocząć i zakończyć.
- Nazwa wybranego programu lub naboru, jeżeli jest znana.
DOTACJE ONLINE
Doradztwo w zakresie funduszy europejskich
Co zwykle jest potrzebne do wniosku
- Regulamin naboru i wzory dokumentów.
- Oferty lub rozeznanie rynku dla głównych wydatków.
- Dokumenty finansowe z ostatnich lat.
- Dokumenty formalne: rejestrowe, dotyczące nieruchomości, decyzje i pozwolenia.
- Dostęp do systemu naboru lub osoba, która go założy.
Materiały niezbędne do analizy i terminy ich dostarczenia wskazujemy po uzgodnieniu zlecenia. Możliwy jest także odrębny etap konsultacji merytorycznej.
NAJCZĘSTSZE PYTANIA
Najczęściej zadawane pytania o przygotowanie wniosku
Czy przygotowujecie wniosek wraz z załącznikami?
Tak, w zakresie uzgodnionym w umowie. Możemy opracować opis projektu, budżet, harmonogram, wskaźniki i załączniki analityczne. Dokumenty źródłowe, oferty, decyzje, oświadczenia oraz podpisy uprawnionych osób zapewnia wnioskodawca, chyba że ustalimy inny zakres organizacyjny.
Czym różni się przygotowanie wniosku od audytu gotowej dokumentacji?
Pełne przygotowanie polega na opracowaniu dokumentów do konkretnego naboru. Audyt dotyczy już istniejącego wniosku: sprawdzamy jego spójność, zgodność z kryteriami i ryzyka, po czym przekazujemy uwagi. Ewentualne wprowadzanie poprawek uzgadniamy osobno.
Czy mogę zlecić tylko odpowiedź na wezwanie do uzupełnienia?
Tak, po przekazaniu wezwania, złożonego wniosku i załączników. Art. 55 ustawy wdrożeniowej ogranicza zakres uzupełnień i poprawek do wskazanego w wezwaniu, zgodnie z regulaminem wyboru projektów. Możliwość realizacji zależy od czasu pozostałego do terminu.
Czy możecie złożyć wniosek w moim imieniu?
Pomagamy w przygotowaniu dokumentacji do wysyłki i obsłudze właściwego systemu, zgodnie z zasadami naboru. Jeżeli wymagany jest podpis elektroniczny lub autoryzacja przez uprawnioną osobę, dokonuje jej wnioskodawca albo właściwie umocowany przedstawiciel. Szczegóły organizacyjne ustalamy przed zleceniem.
Co jeśli nie znam jeszcze programu dofinansowania?
Najpierw należy wybrać właściwy nabór. Możesz sprawdzić Mapę Dotacji i Bazę Wiedzy lub zlecić odrębną analizę i dobór finansowania. Dopiero znając dokumentację konkursową, można przygotować rzetelny zakres i wycenę opracowania wniosku.
Ile czasu zajmuje przygotowanie wniosku?
Zależy to od złożoności projektu, liczby załączników, terminów naboru i kompletności materiałów. Szczególnie czasochłonne mogą być audyty, oferty, biznesplany i dokumenty formalne. Przy bardzo krótkich terminach najpierw potwierdzamy możliwość przyjęcia zlecenia.
Czy muszę mieć oferty i wyceny przed rozpoczęciem współpracy?
Nie zawsze, ale zakres kosztów powinien być możliwy do racjonalnego oszacowania. Regulaminy mogą wymagać ofert, rozeznania cenowego lub uzasadnienia kosztów. Brak wycen może wydłużyć pracę nad budżetem i utrudnić ocenę realności projektu.
Czy przygotowanie wniosku gwarantuje uzyskanie dotacji?
Nie. Oceny i wyboru projektów dokonuje właściwa instytucja na podstawie kryteriów naboru i dostępnej alokacji. Opracowanie dokumentacji ogranicza ryzyko błędów i ułatwia przedstawienie projektu, lecz nie przesądza o wyniku konkursu.
Jak rozliczacie usługę i co obejmuje cena?
Cena i sposób płatności zależą od rodzaju programu, zakresu dokumentacji, terminu oraz ewentualnej obsługi oceny. Możliwe są różne modele wynagrodzenia, uzgodnione indywidualnie w ofercie. Przed rozpoczęciem prac wskazujemy, które czynności są objęte ceną, a które wymagają odrębnego zlecenia.
Metody analizy stosowane w dokumentacji opisujemy w artykule Strategiczne metody oceny przedsięwzięcia we wniosku o dotację, a wymagania środowiskowe w artykule Zasada DNSH w projektach unijnych.
NASTĘPNY KROK
Prześlij zapytanie projektowe
Prześlij numer naboru, krótki opis przedsięwzięcia, szacunkowy budżet i termin składania wniosków. Ustalimy, jakich dokumentów potrzebujesz, które możemy opracować i jaki jest realny harmonogram współpracy.